משתמש הוא ישות שדרכה ניתן להתחבר למערכת. יש לו שם משתמש וסיסמה שאיתם הוא נכנס ל-SAP, ובמשתמש שלו שמורות הגדרות, הרשאות ועוד.
כרטיס עובד הוא אינפורמטיבי בלבד, והוא עונה על צורך ניהולי/ארגוני לשמור מידע על העובדים.
ניתן לקשר בין כרטיס עובד למשתמש אך אין חובה לכך. משתמש יכול להיות קיים ללא עובד וכן גם הפוך. הקישור בין הישויות מתבצע דרך שדה "עובד" בכרטיס המשתמש, או דרך שדה "קוד משתמש" בכרטיס העובד.
