בעידן בו הגבולות הגיאוגרפיים נמתחים וניתן להגיע אל לקוחות מכל קצוות הארץ והעולם עסקים צריכים תוכנת לניהול עסק הפעילות השוטפת. בשוק קיימות עשרות תוכנות, חלקן מציעות שירות בסיסי הכולל הפקת חשבוניות וסליקה ואחרות נותנות מענה רחב יותר הבא לידי ביטוי בהיבטי שירות לקוחות, ניהול חשבונאי מלא, רכש, ייצור, מלאי, איכות ועוד. כל מה שצריך לדעת על בחירת תוכנה לעסק קטן
ההבדלים בין התוכנות השונות
ישנן תוכנות המתאימות לעסקים של אדם אחד אלו מציעות אפשרות להפיק חשבוניות מקוונות, לנהל הוצאות ולהתחבר אל מערכת תמיכה. לעסקים עם פעילות מורכבות יותר הכוללת ניהול מערך שירות לקוחות, מעקב אחר פניות, חזרה ללידים, יצירת קמפיינים שיווקיים ומתן הצעות מחיר תתאים תוכנת CRM. כאשר מדובר על עסק בתחומי הייצוא, ייבוא, ייצור וניהול המלאי יש לבחון תוכנות המציעות גמישות תפעולית גבוהה יותר הבאה לידי ביטוי בהתאמתן לצמיחה העסקית.
תוכנות ניהול לעסקים צומחים
נותנות מענה לצרכים המשתנים של עסקים בכל גודל, החל מהפקת חשבוניות ועד סדרה של מודולים שנועדו לתת מענה לנושאים שונים כמו ניהול חשבונאות, ספרים, מלאי, רכש, ייצור, איכות ושירות לקוחות. תוכנות אלו בדרך כלל מאופיינות בגמישות תפעולית שבאה לידי ביטוי בחיוב החודשי על המשתמשים הפעילים בלבד, מצב זה מתאפשר כאשר בוחרים במערכות המבוססות על ענן המייתרות את הצורך בעלויות הקמה לרבות תשלום על שרתים פנים ארגוניים וצוותי תמיכה.
מה כוללת תוכנה לניהול עסק קטן של חברת SAP Business One?
תוכנת Sap Business One היא למעשה מערכת ERP המתאימה לעסקים קטנים, עסקים בגודל בינוני ועסקים בצמיחה. היתרון המרכזי של המערכת היא בגמישות המרבית הן בהיבט ההתקשרות החודשית והן בהיבט התשלום, ניתן להפעיל את המערכת על בסיס שרתי הארגון ועל בסיס שרתי הענן. המערכת מורכבת ממספר מודולים שנועדו לתת מענה לפעילות העסקית לרבות: ניהול לקוחות, ניהול מלאי ורכש, קריאות שירות, תמיכה במערך הייצור, בקרת איכות ופעילות חשבונאית.
הנה עיקר מאפייניה:
1. ממשקים עם מערכות פנים ארגוניות
2. תמיכה בשפות ומטבעות שונות ותמיכה במסמכים המורכבים ממספר מטבעות
3. יישום, הטמעה והדרכה המאפשרים לעבוד עם המערכת במהירות וכמעט ללא השבתת הפעילות העסקית.
4. זמינות לעבודה מכל מכשיר, מחשבים נייחים וניידים, טאבלטים, טלפונים חכמים, מכל מקום ובכל נקודת זמן כל עוד יש חיבור אינטרנטי.
5. רמת אבטחה גבוהה הבאה לידי ביטוי בכניסה מוצפנת וגיבויים יום יומיים הנעשים באופן אוטומטי על הענן.
6. תמיכה במספר רב של משתמשים במקביל וצוות תמיכה בעברית בהתאמה לשעות בשוק העבודה הישראלי.
מודולים של SAP Business One:
- פיננסי – ניהול ספרים וחשבונות בנק, תנועות יומן, רישום ספקים ולקוחות, ביצוע בקרה תקציבית והפקת דוחות.
- מכירות – משלב יצירת הקשר, הצעת המחיר, התאמת מסרים פרסומיים לצרכי הלקוחות, התאמת מוצרים משלימים, הפיכת קמפיין פרסומי להצעת מחיר, הזמנות, תעודות משלוח, חשבוניות, זיכויים והחזרות ותמיכה במסופונים של אנשי מכירות השטח.
- מלאי ורכש – קליטה וניפוק של משלוחים, ניהול רמות מלאי על ידי הפקת ספירות תקופתיות ודוחות, ניהול מחירונים בהתאם להטבות שיווקיות ומבצעים, ניהול פריטים ומספרים סידוריים,
אצוות, דיווח על פעולות שבוצעו במחסנים, הקמת דרישות רכש, הזמנות, הפיכת הצעת מחיר לדרישה או הזמנה, קליטת חשבוניות ספקים והפקת דוחות. - ייצור – ניהול הזמנות ייצור שוטפות, טבלאות תכנון תחזיות ייצור, ניהול עצי מוצר, תחנות ותהליכי עבודה, תעדוף הוראות ייצור והפקת דוחות מובנים.
- ניהול השירות – לרבות כרטיסי ציוד ללקוח, מעקב אחר קריאות שירות ושביעות רצון לקוחות, ניהול החוזים, תכנון השירות, תמיכה ומעקב אחר הפעילות השוטפת באמצעות דוחות.
יתרונות של SAP Business One:
- התייעלות תפעולית מובהקת – שבאה לידי ביטוי בשליטה טובה יותר על הפעילות העסקית, קבלת תמונה עדכנית על מצב המלאים, ההזמנות, פעילות הייצור, שביעות רצון הלקוחות, חייבים, זכאים ומיכון פעולות יום יומיות שנעשו באופן ידני.
- ממשק ידידותי למשתמש – כל משתמש נהנה מתצוגה מותאמת אישית לצרכיו כך שעיקר הדברים החשובים לפעילות המקצועית נגישים ומאפשרים מתן פתרונות מהירים לבעיות יום יומיות.
- חיסכון כספי במשאבים – המערכת תומכת בדואר הארגוני, ניתן להעלות קבצים אל המערכת ולהעבירם למשתמשים ללא כל צורך בהדפסה, תיוק ועצירת הרצף השוטף של העבודה.
- אבטחה גבוהה – הגישה אל המערכת נעשית באופן מוצפן, והמידע הנגיש לכל משתמש ומשתמש מותאם להגדרות תפקידו וסמכויותיו המקצועיות.
- הפעלה מהירה – ניתן תוך ימים עד שבועות ספורים ליהנות ממערכת ERP המותאמת לצרכי העסק וזאת לאחר תהליך יישום קצר ואף ללא כל צורך בהשקעה ראשונית בתשתיות.
- תמיכה מלאה בעברית – צוותי התמיכה של חברת Menahel4u זמינים להדריך וללוות את משתמשי המערכת לאורך שעות העבודה ומייתרים את הצורך בהפעלת מערך תמיכה טכנית פנים ארגוני.
- הדרכות ומתן עצמאות למשתמשים – Menahel4u מפעילה הדרכות פרטניות לעבודה עם המודולים השונים כך שכל משתמש מתנסה לראשונה עם המערכת בסביבת תרגול ובתרחישים שאותם יפגוש בסביבת העבודה היום יומית.
צוות התמיכה של Menahel4u זמין לענות על שאלות נוספות ולייעץ בבחירת התוכנה המתאימה לניהול העסק צרו קשר