SAP היא ספינת הדגל של המערכות לניהול משאבי הארגון. המערכת מחברת בין תהליכים חוצי ארגון ומסייעת להשיג שליטה, אחידות והבנייה של תהליכים ארגוניים. בתוכנה משתמשים עסקים בעלי סדר גודל עצום הכולל אלפי משתמשים, ממשקים ותהליכים עסקיים אך לאחרונה מוצעת המערכת בגרסה המתאימה גם לעסקים בסדר גודל קטן ובינוני ומיושמת על ידי חברת Menahel4U. הנה כל מה שצריך לדעת על תהליך הטמעת סאפ בארגון.
תהליך ההטמעה
תהליך ההטמעה של סאפ לעסקים קטנים ועסקים בסדר גודל בינוני קצר יחסית ונמתח על פני מספר ימים עד מספר שבועות, הסיבה לכך נעוצה במבנה המערכת. מסכי המערכת מוצעים עם שדות מוגדרים היוצרים הבנייה של תהליכים ארגוניים, הניתנים להתאמה ייחודית לארגון. עיקר יישום המערכת נעשה בסביבת העבודה עצמה הפועלת על בסיס שרתי הענן או על בסיס השרתים הארגוניים בהתאם לצרכי ודרישות הארגון. תהליך ההטמעה נחלק לשלבים: אפיון, הכנת נתונים והעברתם לסביבת העבודה החדשה, הדרכה ותמיכה.
שלב האפיון
השלב הראשוני ומטרתו להבין את הצרכים הארגוניים ולמצוא פתרונות בתוך סביבת העבודה של המערכת. שלב זה מבוצע על ידי מאפיין מוסמך מטעם חברת מנהל4יו, והוא כולל תחקור, תשאול, ריכוז של תהליכים עסקיים, כתיבת מסמכי אפיון לטפסים ודוחות ויצירת התאמות בין הסביבה המובנית לסביבת העבודה שתשמש את הארגון בפועל.
הכנת נתונים והעברתם לסביבת העבודה החדשה
זהו שלב טכני המתמקד בביצוע התאמות בין פעולות ידניות לפעולות שיעברו תהליך של אוטומציה על ידי המערכת. בשלב זה נאספים נתוני הארגון אל תוך טבלאות (נעשה בשיתוף עם אנשי מפתח מטעם הארגון) ומבוצע ניפוי – כך שהמידע "שייכנס" למערכת החדשה יהיה למעשה המידע המעודכן והנכון ביותר לעבודה. (יש הקוראים לשלב זה "ניקוי האורוות" כי הוא מהווה הזדמנות לעדכן את הנתונים עליהם מבוססת הפעילות העסקית- עדכון של פריטים, חשבונות בנק, מחסנים, איתורים וכדומה) ככל שמלאכת הניפוי וסידור הנתונים תתבצע באופן מיטבי כך תשפיע לטובה על אופן העבודה עם המערכת ועל מהימנות הנתונים. שיתוף פעולה והירתמות הצוות לטובת הנושא תקצר את תהליך ההטמעה ותחבר לשינוי הארגוני המתהווה.
שלב ההדרכה
לאחר שבסיס התצוגה הותאם לארגון ואל תוך המערכת הוכנסו נתונים, שעברו מיפוי, ניפוי והתאמה, המערכת מוכנה לעבודה שוטפת. כדי להפיק את המרב מן המערכת על המשתמשים להתמצא במסכים ובתהליכי העבודה החדשים. לצורך כך מופקת סביבת תרגול תואמת לחלוטין את "סביבת האמת" של המערכת שאיתה יעבוד הארגון באופן שוטף. בסביבת התרגול משתמשי המערכת מתנסים בתרחישים שונים ומשכללים את מיומנויות העבודה שלהם. אנשי הצוות מטעם חברת מנהל4יו ילוו את אנשי הארגון בשלב ההדרכה וההטמעה.
שלב התמיכה
המערכת עלתה לאוויר ומשתמשי המערכת כבר מבצעים באמצעותה פעולות שוטפות, מעדכנים רשומות, מדווחים על פעולות ומפיקים דוחות. כעת עומד לרשות הארגון מערך תמיכה במיקור חוץ המותאם לשעות העבודה בשוק הישראלי וזמין לענות על כל שאלה תפעולית במרחק של שיחת טלפון אחת. היתרון לארגון- עבודה על מערכת מתקדמת וגמישה, המתאימה לצרכיו, היקפיו וקצב צמיחתו ללא כל השקעה בתשתית (אם בחר בגרסת הענן) ובמשאבי תחזוקה.
