תוכנת הנהלת חשבונות היא הבסיס לפעילות העסקית ומטרתה המרכזית היא לשמור על רווחיות הארגון ולאפשר את התנהלותו השוטפת ללא תקלות וטעויות. כדי לבחור בתוכנה איכותית העונה על צרכיהם של ארגונים צומחים הפונים לשווקים בינלאומיים יש להתמקד במספר חוזקות ביניהן גמישות תפעולית, ממשקים למערכות אחרות בארגון, הפקת דוחות ודיווחים שוטפים לרשויות וחיבור לטכנולוגיה המתקדמת ביותר- שתשיג לפירמה יתרון תחרותי מובהק. כיצד לבחור את התוכנה הנכונה לעסק? הנה כל מה שכדאי לקחת בחשבון.
גמישות תפעולית
תוכנת הנהלת חשבונות מומלצת מאפשרת לבצע מגוון רחב של פעולות פיננסיות באופן אוטומטי ולצמצם לחלוטין את מרכיב הטעות האנושית. הפעולות כוללות: יצירת תנועות יומן, הפקת צ'קים, הדפסתם וביצוע תשלומים לספקים בלחיצת כפתור, ניהול הפקדות, ניהול קופות, הפקת קבלות, ביצוע התאמות פנימיות, דיווח על קבלות (גם חלקיות בחשבונית אחת) ועוד.
התממשקות מלאה למערכות הארגון ואפשרויות מתקדמות למעקב אחר תקציבים
לרבות מערכות ה CRM ומערכות לניהול משאבי הארגון ERP – במטרה לחבר בין תהליכים לוגיסטיים לתהליכים פיננסיים ולהבטיח את רמת השירות במספר היבטים- תקצוב פריטים, הקצאת תקציבים להזמנות רכש, הפקת חשבוניות בגין קליטת סחורה במחסן, מתן זיכויים ללקוחות, ניהול מרכזי עלות ורווח מחלקתיים, ניהול חשבונות בנק למחלקות, פריטים וישויות במערכת, הפקת דוחות בהתבססות על נתונים הנלקחים ממערכות הארגון, קבלת תשלום מלקוחות במגוון אמצעים (צ'קים, אשראי, העברות בנקאיות, אפליקציות תשלום וכדומה) תקצוב פרויקטים ומעקב אחר מימוש התקציב.
שליטה בנתונים ודיווחים שוטפים
תוכנה להנהלת חשבונות מקלה על פעולת הדיווח השוטף לרשויות המס השונות ועל היכולת השליטה בנתונים הכספיים בהיבטים פנימיים וחיצוניים לארגון:
היבטים פנים ארגוניים- על ידי ארגון החשבונות בהתאם לתקני GAAP תוך הפרדה בין חשבון מאזני לחשבון תוצאתי.
היבטים חוץ ארגוניים- על ידי הפקת טפסים לדיווח לרשויות המס לרבות המע"מ (קובץ 847PCN) תוך תיקון שגיאות, דיווח ניכוי מס במקור ושידורו מתוך מערכת המידע הארגונית (טופס 856) וכן ייבוא קבצים ממערכת 1000 ועדכון גורף של חייבים באמצעות לחיצת כפתור.
בנוסף, ניתן לקבל תמונת מצב מדויקת בנוגע ללקוחות החייבים כספים לחברה בהתאם לתמחור הפרטני, שניתן להם ולהפיק דוחות מאזן, רווח והפסד, כרטסת, דו"ח גיול, דו"ח מע"מ, מאזן בוחן וכרטסת תנועות.
התאמה לפעילות עסקית בינלאומית
חברות רבות משיקות פעילות עסקית מעבר לים, מקימות סניפים, חוברות לשותפים, עובדות עם מספר מטבעות בינלאומיים ומותחות את הגבולות. התאמה לפעילות עסקית בינלאומית באה לידי ביטוי בצורך לתמוך במספר רחב של מטבעות ושפות אך גם ביכולת להתחבר אל תוכנת הנהלת החשבונות מכל מקום בעולם ובכל נקודת זמן ואף לנהל באמצעותה מספר חברות – כל עוד קיים חיבור אינטרנטי. זהו גם היתרון המשמעותי להגדלת ערכה האסטרטגי של הפירמה, המבססת את הידע וקבלת ההחלטות שלה על מידע המתעדכן בזמן אמת וזמין בכל רגע בזכות החיבור לשרתי הענן.