תוכנה לניהול עסק

עסקים קטנים מהווים נתח עיקרי מהכלכלה הישראלית, ואחראיים לאחוז גבוה מהמשרות בשוק העבודה הישראלי. זהו נתון מבטיח מאוד, אבל המציאות מורכבת מזה, ובפועל רבים מאותם עסקים מתקשים לעמוד על הרגליים ולהתפתח כפי שהיו רוצים. זה נכון בעיקר עבור עסקים קטנים הנמצאים בתחילת דרכם, ונאלצים להתמודד עם בירוקרטיה רבה, שמשפיע באופן משמעותי על רווחיותם.

ניהול עסק כרוך בפעילויות שונות ואתגרים רבים – מנהלות, כספים, שילוח, שירות לקוחות, מכירות, טיפול בתקלות, החזרות, ספירת מלאי, רווחה וכו' – וכל אלה דורשים רישום, מעקב ופעולות יום יומיות. מדובר בהחלט במשימה קשה מאוד, אבל החדשות הטובות הן שאפשר לפשט אותה באמצעות תוכנה לניהול עסק קטן. אז איך בוחרים את תוכנה לניהול עסק שתתאים לכם? הנה מספר המלצות מעשיות.

כאשר ניצבים בפני בחירה של תוכנה לניהול עסק קטן, יש שתי אפשרויות:

• האפשרות הראשונה – בחירה במערכת או מספר מערכות שונות, אשר מבוססות על שרתים פנים ארגוניים ודורשות השקעה ראשונית בהעסקת צוותי תמיכה, נדל”ן וציוד קצה.
• האפשרות השנייה – בחירה במערכות המבוססות על שרתי ענן, המייתרות את הצורך בהשקעה ראשונית כבדה ובהעסקת אנשי תמיכה טכנית ומאפשרות לבעלי העסקים לשלם על המשתמשים הפעילים בלבד. מערכות אלו מתאימות לארגונים בשלבי צמיחה, בשל גמישותן הרבה.

תוכנת ERP (Enterprise Resource Planning, או בעברית: מערכת לתכנון משאבי ארגון) היא מערכת חכמה לעיבוד וניהול נתונים, מסוגים שונים ולמגוון צרכים. מערכת ERP מטפלת באופן רוחבי בתהליכים של כלל המחלקות בעסק, והכל בחבילה אחת. עם תוכנה לניהול עסק מהסוג הזה, לא תצטרכו לממן, להטמיע ולהתנהל עם כמה מערכות מידע שונות בעסק. במקום זה, תהנו ממשק אחיד לכלל החברה.

על מנת להתאים למטרות שונות, מערכת ERP מחולקת למודולים, שהם למעשה יישומים שכל אחד נועד לתחום אחר. למשל, יש מודולים לניהול לקוחות, לניהול מלאי, לניהול מכירות אונליין ועוד רבים. עם זאת, בסופו של דבר מתרכז כל המידע מהמודולים השונים באותו המקום, וניתן לצפות בו באמצעות דשבורדים ושלל אמצעים ויזואליים, שמקלים מאוד על הבנת וניתוח הנתונים.

המידע רוחבי שמצטבר על גבי תוכנת ERP כגון Sap Business One, מאפשר ניתוח ומדידה של הפעילות השוטפת בעסק ומסייע לחשוב לטווח הרחוק. למרות היתרונות הברורים, מידת ההצלחה של הטמעת מערכת לניהול עסק משתנה, על פי היכולת של מטמיעי המערכת, הדרכת העובדים לגבי המערכת ובעיקר – הבחירה במערכת שמתאימה לעסק.

כאשר מדובר על עסק קטן, הטמעה מוצלחת היא אפילו יותר חשובה, מכיוון שאין לכם אפשרות לבזבז זמן ומשאבים על תוכנות לא מתאימות, או לא ידידותיות. כדאי להבין בין שני סוגים של עסקים קטנים:

• עסקים של אדם אחד בתחומי השירותים – בפני עסק קטן של אדם אחד (או קצת יותר) עומדות מספר אפשרויות, שנובעות מאופייה של הפעילות העסקית. עוסק מורשה או פטור, העוסק בתחום השירותים ואינו נדרש לניהול מלאי ולפעילות לוגיסטית שוטפת, יוכל להסתפק בתוכנה להפקת חשבוניות דיגיטליות ובשירותי סליקה אלקטרוניים. תוכנה זו תאפשר חתימה דיגיטלית על פי חוק, שליחת חשבוניות באופן גורף, אפשרויות לעריכת מסמכים ושליחת דוחות.
• עסקים עם פעילות לוגיסטית ענפה – כאשר הפעילות מסתעפת וכוללת ניהול מלאי, רכש, הזמנות, מעקב אחר משלוחים, החזרות, תיקונים, קריאות לקוח, תהליכי ייצור, פחת וכו', כדאי לבחור תוכנה לניהול עסק קטן בעל יכולות מתקדמות יותר, ולחפש מערכת ERP בעלת תג מחיר נגיש. תוכנת ERP עוזרת לעסקים קטנים על ידי חיסכון של זמן (ובסופו של דבר גם של כסף) בפעולות רבות, שעד כה נעשו באופן ידני: הפקת חשבוניות, ביצוע ספירות, מעקב אחר תקלות, כרטיסי לקוח, הפקת תעודת משלוח, הפיכת הצעות מחיר להזמנות רכש ועוד.

כמעט ואין מאפיינים של העסק שלכם, שלא ירוויחו מהטמעת מערכת ERP. תהיה לכם תמונת מצב אמינה, קבועה ורוחבית על מצב העסק והתהליכים השונים, ותוכלו למנוע טעויות, נפילה של משימות בין הכיסאות או סחבת. שירות הלקוחות שלכם ישתפר, מה שיעזור לכם להגדיל את כמות הלקוחות ולייעל את העבודה, ודי במהירות תרשמו חיסכון בעלויות.

שלל המודולים הכלולים במסגרת מערכת ERP יכולים לתפקד כל אחד בפני עצמו, אבל גם מסוגלים לעבוד ולהשתלב ביחד. אמנם סביר להניח שבתור עסק קטן, לא תזדקקו לחלק מהמודולים, אבל אל דאגה – תקבלו שליטה מוחלטת להחליט אילו מהם לכלול, ואפשרות להוסיף או להסיר מודולים עם הזמן. כלומר, תוכנת ERP היא תוכנה לניהול עסק המספקת גמישות רבה.

בין השאר, מערכת ERP כוללת גם מודול CRM, לניהול קשרי לקוחות. זהו מודול שמרכז את המעקב אחר הלקוחות, ומאפשר פתיחת כרטיסי לקוח וקריאות שירות, התאמת הצעות שיווקיות ללקוחות מסוימים, הפקת קמפיינים פרסומיים וכו'.

אפשרות מצוינת עבור עסקים קטנים שמעסיקים אנשי מכירות בשטח, היא לספק להם רישיון למערכת CRM, אשר יעניק להם גם גישה עבור מערכת ERP. כך, הם יוכלו לבצע את תהליכי המכירה המלאים, בקלות ומכל מקום, באמצעות מסופון, ובמקביל להיות חשופים למידע ארגוני. אפשרות זו מהווה הזדמנות לחיסכון כספי ניכר.

התקדמות הטכנולוגיה הביאה מספר לא מבוטל של שיפורים ופיתוחים, שעושים פלאים עבור התנהלות של עסקים בתחומים שונים. אחד מאותם שיפורים, הוא היכולת להעביר חלק גדול מפעילות העסק לטכנולוגיית ענן. ישנם בעלי עסקים שחוששים לעשות את זה, מטעמי אבטחת מידע, אבל חשוב לדעת שמדובר באפשרות בטוחה לחלוטין.

גם מערכת ERP יכולה להיות מבוססת על טכנולוגיית ענן, מה שמבטל את התלות של העסק בתשתיות פיזיות ומאפשר גישה למערכת מכל מקום.

היתרון של תוכנת ERP בענן הוא ברור למדי: אתם כבעלי עסקים מקבלים את כל מה שאתם צריכים במסגרת תוכנה לניהול עסק, באופן אשר מבטיח את המשכיות תפקוד העסק. אתם, וכל אלה שיקבלו גישה לתוכנה, תוכלו להיכנס אליה, לצפות בנתונים ולבצע פעולות שונות, לא רק מהמשרד ולמעשה מכל מקום. בנוסף, לא תצטרכו לשלם על הקמת שרתים.