מערכות ERP הן הבסיס לפעילות העסקית הארגונית ולכן חשיבותן כה רבה. חברות גדולות בצמיחה המעוניינות במערכת ERP מגייסות יועץ חיצוני אשר יבצע עבורן מחקר שוק וימצא את הפתרון המתאים. אך ברוב המקרים, כאשר התקציב אינו מאפשר או לחילופין מדובר בעסק קטן עד גודל בינוני הצורך ביועץ חיצוני מוחלף במחקר פרטני ברמת הארגון. איך לעשות זאת נכון?
הנה כמה טיפים ועצות שימושיות ל- ERP לעסק, שיחסכו לכם כסף רב.
טיפ ראשון: איתור השחקנים המובילים בשוק
באמצעות מחקר מקוון ברשת ובהקלדת הערכים: "מערכות ERP", "פתרונות ERP לעסקים" וגם "מערכות חשבונאיות לעסקים" תוכל להגיע אל האתרים של חברות היישום הקיימות בשוק ולהתרשם מהיכולות והפתרונות. כדי לדייק את החיפוש ולמצוא את הספקים המתאימים צמצמו את החיפוש בהתאם לגודל ולסוג העסק: "מערכות ERP לעסק קטן ובינוני", ו "מערכת ERP חשבונאית לעסק קטן עד עסק בינוני", "ERP לעסקים יצרניים", "ERP לפירמות עורכי דין" "ERP לניהול מחסן", וכדומה. בפורטל Software Advice תוכל להקליד את הערך "Small Business ERP" ולאתר המלצות לפתרונות עולמיים כמו SAP Business One ERP Software שמיושמת גם בישראל.
טיפ שני: קראו ביקורות ברשת
ממש כמו לפני רכישת טלפון חכם או אפילו מיקסר למטבח. מערכת טובה לא רק תיתן מענה לכל הצרכים העסקיים אלא גם תציג סביבת עבודה נגישה וקלה לאימוץ. חשפו ביקורות וחוות דעת של משתמשי קצה, צרו קשר עם חברות שכבר אימצו את פתרונות המערכת (תוכלו לאתר אותן דרך לשונית הלקוחות באתר הבית של חברות היישום שמצאתם בטיפ הראשון) וכך תוכלו לקבל הבנה חדשה לגבי היכולות של חברות אלו לתת מענה לפער.
טיפ שלישי: גיבוש צוות פנים ארגוני משימתי
רק צוות המבין היטב את צרכי הארגון בכל הרמות התפקודיות יוכל לבצע מחקר שוק מדויק ומעמיק עבור מערכת ה ERP , שתשרת את הארגון. חשוב שצוות זה יורכב מעובדים בכירים, מנהלים בדרגות המשנה ואנשי השטח או "הקצה". שילוב הכוחות יאפשר לבנות רשימת דרישות העונות על צרכים יומיומיים תוך העלאת פערים קיימים וחששות, שנובעות מאימוץ מערכת חדשה.
טיפ רביעי: בדקו את המערכת לפני רכישה
ממש כמו לקיחת רכב לנסיעת מבחן לפני רכישה, כך גם חברות היישום מעמידות לרשות משתמשי הקצה גרסאות דמו, במטרה להתנסות עם המערכת בסביבה "לימודית" או בסביבת "מבחן". תוכלו לבקש גרסאות כלליות המאפשרות להתרשם מנראות המערכת, היכולת להתממשק למערכות פנים ארגוניות אחרות או לבקש גרסה בהתאמה אישית לארגון, שתסייע לכם לקבל תמונת מצב "בזמן אמת"- האם המערכת אכן עונה על הצרכים שלכם. כדי לשמור על מסגרת זמן יעילה השוו בין ארבע עד חמש גרסאות דמו של מערכות ERP לעסקים קטנים עד בינוניים מספקים שונים.
טיפ חמישי: עצות מהמעגל הקרוב
חברים, קולגות, מכרים מהתחום, שכבר יישמו מערכות ERP לעסקים בארגונים שלהם יוכלו לספק חוות דעת מהימנה ממקור ראשון לגבי חווית המשתמש שלהם ואיכות הפתרון. שאלו שאלות מעשיות: האם הם מרוצים מרמת השירות, האם קיימת יכולת להתאמה אישית, מה היו משנים בפתרון, האם התמורה נותנת מענה למחיר? וכדומה.
טיפ שישי: בקשו הצעת מחיר משניים עד שלושה ספקים
לאחר הבחינה המדוקדקת שכללה צוותים פנים ארגונים, התנסות עם גרסאות דמו ותשאול מכרים וחברים בקשו הצעת מחיר משניים או שלושה ספקים אשר מצאתם כמתאימים ביותר למשימה. היעזרו במסמך הדרישות שגיבש הצוות שלכם וכללו בה את רשימת היישומים ההכרחיים לפעילות העסקית יחד עם נושאים המתייחסים למימוש יכולת הצמיחה העתידית של העסק. בקשו הצעת מחיר המתייחסת לפתרון המבוסס על שרתי הבית והצעת מחיר נפרדת לפתרון המיושם על שרתי ענן- ותופתעו לגלות שקיים הבדל משמעותי בין שני פתרונות אלו. הוסיפו התייחסות לעלויות חודשיות ועלויות תפעול ואחזקה ובררו האם תדרשו לתשלום נפרד עבור שדרוגים עתידיים ותמיכה טכנית.
