אחת המטרות המרכזיות של יישום ERP ארגוני היא לשכלל את תהליכי העבודה וליצור מנגנון תפעולי, שמחבר בין מחלקות הארגון ויוצר זרימה שוטפת של נתונים מהימנים. אך הדרך להשגת המטרה עוברת בבניית תשתית איתנה.
מהן ארבעת הפעולות המרכזיות, שייסעו לכם להכין את הקרקע עבור יישום ERP בארגון שלכם?
הפעולה הראשונה: שיפור איכות המידע במערכת
במסגרת ההכנות המקדימות ליישום והטמעה של פרויקט ERP מומלץ להתמקד בשלושה מהלכים: מיון נתונים, טיוב הגדרות פריט, בניית תרחישי זרימה
המהלך הראשון- מיון נתונים כולל חלוקת הנתונים לקבוצות קטנות בעלות מכנה משותף, אלו יכולים להיות עצי מוצר, פריטים השייכים לקטגוריות מסוימות, חלוקה לפי חומרי גלם וכדומה. יצירת "תוכן עניינים" של סוגי הפריטים בארגון ייסע בהמשך לביצוע פעולת הסינון והמיון והכנת התשתית לקליטה מיטבית של מערכת ERP וייעול תפעולי שוטף.
המהלך השני- טיוב הגדרות פריט כולל התאמות בין שמות לתיאורי המוצר ואימות נתונים גולמיים כמו אמות מידה, מדידות, משקל.
המהלך השלישי- בניית תרחישי זרימה והוא כולל יצירת חוקיות משלב ההזמנה ועד שלב הייצור (לדוגמה: הזמנת מכר, בדיקת מלאי, ביצוע רכש במידה וחסר, הקצאת מלאי לפקודת עבודה וייצור)
הפעולה השנייה: להכין את המערכת לתרחישים המתקיימים ברמת השוטף
לאחר יישום ERP צוותי האיכות עלולים למצוא עצמם מתחזקים מידע מיותר, שלא בהכרח נחוץ לפעילות השוטפת של העסק. פעמים רבות, אותם נתונים "עודפים" משקפים מצב או תרחיש עתידי- שלא בהכרח יקרה במציאות (למשל מוצרים, שאולי יוחלט לייצרם במפעל עצמו ולא במיקור חוץ) הכנת התשתית עבור יישום ERP כוללת עבודת מיפוי של כלל עצי המוצר והשארתם של אלו שאכן תורמים לפעילות העסקית בשוטף.
הפעולה השלישית: ניהול תקין של המלאי
הגדרת התוצרים הסופיים בתהליך הייצור הם נגזרת של חיתוכים וניתוח עצי מוצר. אך על מנת להבטיח את רציפות תהליך הייצור- יש לוודא שהמלאי במערכת אכן תואם את מה שמאוחסן במחסנים בפועל. אין ספק, שספירה מקדימה היא צעד מרכזי ומהותי למעבר איכותי אל מערכת ERP- ושוב- כל עוד יש הלימה בין המצאי בפועל למלאי הרשום במערכת הרי שהמצב תקין. אך מה עם בארגון לא מתנהלת שגרת של ספירות, ולא קיימת התאמה בין המצאי בפועל לרשום במערכת?
במקרים אלו כדאי לבחון את הסיבות:
-האם עודפי המוצרים נוצרו בשל ייצור יתר?
-תחזית מכירות לא מדויקת?
-הזמנת מכירות שבוטלה?
-ענייני איכות?
-האם מדובר על דפוס פעולה קבוע בארגון או בעיה נקודתית שהביאה לפערי המלאי? ארגונים שיקדימו להבין את הפערים הללו יוכלו להשתפר בהתנהלות השוטפת, למנוע טעויות עתידיות ולהיערך טוב יותר אל יישום ERP עתידי.
הפעולה הרביעית: טיוב הגדרות החומרים
כחלק מהכנת התשתית להטמעה וליישום מומלץ לאתר את נקודות ההשקה והבידול בין המוצרים השונים המרכיבים את עצי המוצר. קיימת סבירות גבוהה שתמצאו חומרים "קרובים מדי" בעלי "מאפיינים דומים" אשר עשויים להעמיס על המלאי ולהביא לפעולות תחזוקה מיותרות. יחד עם זאת בפרויקט המקיף הזה תוכלו לאתר בקלות חומרים, הדורשים הגדרה מחודשת והוספת תכונות מבדלות, שלא הופיעו שם קודם לכן. פרויקט זה עשוי להיערך מספר חודשים, אך רק בדרך זו אפשר להבין מהו תמהיל המוצרים הארגוני.
לסיכום, ארגונים שיקצו משאבים לארגון מסד הנתונים שלהם כחלק מההכנה לקליטת מערכת ERP יוכלו למנוע טעויות חיפוש כתוצאה מבחירת עצי מוצר "לא שמישים", לייעל את מהימנות הנתונים והתחזקה השוטפת ולהפיק את המרב מן המערכת.
>> הכנסו למידע נוסף אודות תוכנה לניהול עסק
