עבור עסקים רבים הטמעת תוכנה לניהול עסק באה לפתור בעיות רבות הקשורות לרמות מלאי, שביעות רצון עם לקוחות ותהליכי עבודה. אך יחד עם זאת הצלחת הטעמת המערכת וקליטתה בארגון תלויה רבות באיכות מסד הנתונים עליו היא נשענת ונהלי העבודה. מהי התנהלות עסקית נכונה ומהם סימני האזהרה המעידים על חוסר יעילות בתהליכי העבודה?
צעדים מקדימים להטמעת תוכנה לניהול עסק:
קיימות שלוש נקודות זמן לשדרוג והטמעת תוכנה לניהול עסק:
1. בעת מיזוג או רכישה
2. כאשר הגרסה הקיימת אינה נתמכת יותר על ידי הספק
3. כאשר המערכת אינה תואמת לדרישות העסק.
אך בטרם הטמעת תוכנה לניהול עסק על הארגון לנקוט במספר צעדים: ביניהם: בחינת תהליכי העבודה, תקשורת בין ארגונית, תיאום פעילות בין המחלקות השונות וכמובן אמינות המלאי. חמשת הסימנים לחוסר יעילות בתהליך ייסעו לעסק להבין עליו לשים את הדגש ואיזה נדבך עליו לייעל במטרה לשפר את ביצועיו.
חמישה סימנים לחוסר יעילות התהליך
הסימן הראשון- שביעות רצון לקוחות
שביעות רצון לקוחות היא מדד משמעותי, המסייע לעסק להבין היכן עליו להתייעל. האם בשלב התקשורת עם הלקוח? אמינות המידע המוצג לו או אופן ביצוע ההזמנה. ישנה אמת מוסכמת לגבי יעילות התוכנה העסקית- כאשר דרישות המערכת ברורות ומוגדרות וכאשר מסד הנתונים מעודכן ואמין וקיימים מנגנוני בקרה והתייעלות- הרי שמהמערכת תוכל לתת מענה מיטבי בהיבט יחסי ארגון לקוח. אך אם קיימת בעיה במוצר, באיכות הסחורה המסופקת או בשירות לקוי- הרי שהעסק לא יפיק תועלת מהטמעה חדשה וכדאי יהיה לשים את הדגש על שורש הבעיה.
הסימן השני- ליקויים באמינות המלאי
בסיס הנתונים של הארגון הוא גם הבסיס לפעילות העסקית. היכולת לתחזק מסד נתונים אמין מאפשרת לייעל את הפעילות השוטפת ומגדילה את שביעות הרצון של משתמשי המערכת והלקוחות. קיימות שתי פעולות מקדימות שמבטיחות אמינות מלאי גבוהה: יישום של ספירה מחזורית תקופתית, שתסייע לעקוב אחר התנועות באופן שוטף וביצוע פעולות תיקון יזומות במטרה למנוע תקלות עתידיות.
הסימן השלישי: קושי לייצר אחידות בהזמנות הייצור
הזמנות הייצור מבוססות על עצי מוצר, רשימות חומרים ותמחור לכל חומר וחומר. כאשר הארגון חווה במשך שנים רבות ובאופן מתמשך שונות בין ההזמנות השונות ונשען על מחירונים או עצי מוצר לא מעודכנים הוא חשוף לפערים במלאי והפסדים. את הבעיה הרווחת הזאת ניתן לפתור בשתי פעולות: הראשונה-תחזוקת מחירונים מהימנה, שתשפיע על איכות קבלת ההחלטות. והשנייה- תחזוקת עצי המוצר ורשימת החומרים (BOM) .
הסימן הרביעי: הזמנות עודפות, חסרות קושי לייצר תחזית צריכה אמינה
מכירות הן החמצן של העסק, ומכירות מבוססות על מלאי קיים או מלאי הנדרש לייצור. כדי להפיק את המרב מתהליכי המכירה על הארגון לייעל את התקשורת בין מחלקת השיווק והמכירות לבין בעל התפקיד האחראי על תכנון הביקוש (תפ"י) וכמובן בין המחסן. אם הארגון מחזיק מלאי עודף, חסר או שעצמי המוצר אינם מעודכנים הוא עלול להחמיץ הזדמנויות מכירה. שיפור של רמות המלאי מתאפשר באמצעות שתי פעולות:
הראשונה- תחזיות צריכה שניתן לבנות באמצעות תוכנה לניהול עסק.
השנייה- שיפור התרבות הארגונית. האם מנהל התכנון והביקוש מבצע תפקיד חשוב בארגון ומנהל תקשורת ישירה עם מחלקת המכירות והשיווק? האם תחזית הצריכה מתעדכנת ונבדקת ברמה החודשית? והאם החלטות מקצועיות אכן מכובדות? רק השילוב של מסד נתונים אמין ותקשורת ארגונית בריאה יביא ליציבות וישרת את מטרות ודרישות הארגון.
הסימן החמישי- חוסר יכולת להפיק דוחות שגרתיים ללא התערבות ידנית משמעותית
בשנים האחרונות חלו תמורות רבות במערכות הפקת הדוחות והבינה המלאכותית, אך יחד עם זאת שדרוג בלבד לא יפתור את בעיות הדיווח הארגוניות. אם ארגון נוהג לבצע עדכונים בסוף בטרם זמן הפקת הדוחות במערכת ( דוחות KPI למשל) הוא יפיק תועלת רבה מדוחות אלו ויגיע למהימנות מידע גבוהה.
לסיכום, עדכון מערכת המידע היא פעולה משמעותית ומאתגרת לארגון. אך עדכון בלבד לא פותר בעיות הקשורות לתרבות ארגונית ונהלי עבודה. ולכן בטרם הטמעת גרסה חדשה או ביצוע שינויים בתוכנה לניהול עסק, חשוב לבחון מה המקור לחוסר יעילות התהליך- אם הוא נובע מפערי דיווח, נהלים לא ברורים או בעיות תקשורת בין מחלקתיות- הרי שהדרך לטפל בכך נעשית ברמה הניהולית ולא ברמת שדרוג המערכת. כך גם נכון הדבר לגבי מסד הנתונים של המערכת. תוכנה לניהול עסק תיתן את המענה המיטבי כאשר היא נשענת על מסד נתונים מהימן. ולבסוף, רק אם מתקיים מסד נתונים אמין וקיימים נהלים ארגוניים אשר מבטיחים את רציפות שרשרת ההספקה כדאי וראוי לשקול את שדרוג המערכת במטרה ליעל תהליכים עסקיים.
>> הכנסו למידע נוסף אודות תוכנת ה- ERP של SAP Business One
