היא זולה, פשוטה, נגישה, ניתן להתחבר אליה באמצעות שיחת טלפון אחת או השארת פרטים באתר ואחרי הכל היא קורצת לעסקים רבים בתחילת דרכם או עסקים, המעוניינים להתנסות בכלי ניהול דיגיטלי זול ונגיש. הרי ידוע, שבשוק תחרותי, יש מקום לאפשרויות רבות אבל מה באמת עומד מאחורי ההבטחה הקורצת של "ללא עלות וללא התחייבות" הנה כמה דברים שכדאי לדעת.
תוכנה חינמית לניהול עסק משתמשת לעיתים כפתיון "לדוג" לקוחות
עסקים, המעוניינים להרחיב את אפיקי ההכנסה שלהם על ידי הגדלת קהל העוקבים משקיעים במוצרים חינמיים כמו תוכנות הנהלת חשבונות, תוכנה לניהול הוצאות והכנסות ואפילו תוכנה לניהול משימות במטרה לשמר את שם העסק ושירותי העסק בתודעת הלקוח ומכאן להיעזר בתוכנה החינמית שהם יצרו כדי למכור לו שירותים נלווים כמו למשל: עריכת דוחות מול רשויות המס או שירותים אחרים, הקשורים לתחום עיסוקם המרכזי. באופן זה הלקוח למעשה "קונה" את אמונם לאורך זמן, ומלקוח מתנסה הוא הופך ללקוח משלם- רבים, אדרבה, מוצאים סידור זה כמשתלם, הרי הם מקבלים תוכנה חינמית לניהול חשבונות בתמורה ליצירת יחסי אמון, כל עוד התוכנה החינמית מספיקה לצרכי העסק- הרי ש"כולם מנצחים- ואין מפסידים" אך מה אם התוכנה אינה מספיקה לעסק? כאן נוצרת בעיה
ניהול תהליכים במספר כלים
נניח, והעסק התקשר עם תוכנה חינמית להפקת חשבוניות ועם הזמן הוא חווה תהליכי צמיחה ונאלץ להחליף את טבלאות האקסל במערכת להפקת דוחות או לניהול רשומות או לחילופין, הוא מחליט לגייס לשורותיו עובד נוסף כדי שיוכל לעמוד ברמת השירות, שהתחייב אליה, מה עליו לעשות? ברוב המקרים הוא יחפש תוכנה חינמית אחרת, שתשלים את הפער לצורך והוא ימשיך לעשות זאת כל עוד הוא יש היצע לתוכניות חינמיות. על פניו נראה כי מדובר על עסק חסכן- הרי שהוא הצליח למזער לחלוטין את ההוצאות העסקיות, אך בפועל, עסק זה עם הזמן יחווה קשיים, כיוון שעליו להתנהל עם מספר תוכנות במקביל, לסנכרן מידע ולהתאים אותו- כך יוצא שהוא עובר ממנהל למתנהל ולא ממשש את הייעוד העסקי שלו. היבט נוסף שיש לשים עליו את הדגש הוא רמת האבטחה
אבטחה, סייבר, וירוס כופר וריגול עסקי
תוכנה חינמית לניהול חשבונות ומשימות מרכזת את כלל הפעילות העסקית לרבות, המשימות הפתוחות, פרטים אישיים על לקוחות, פרטי תשלום, חשבונות בנק ועוד- זהו מידע רגיש מאוד, שאם יגיע לידיים הלא נכונות עלול לסכן את המוניטין של העסק. ברוב המקרים העסק אינו מודע היכן המידע "מאוחסן", באיזה שרת, באיזו חברה, מתי נעשה גיבוי למידע ובאיזה היקף. האם בעבור עלות יחסית נמוכה כל חודש, העסק מוכן להעמיד את המוניטין שלו בסיכון לוירוס כופר או אובדן של מידע חשוב? זהו שיקול שכל בעל עסק צריך לבצע בטרם התקשרות לחברה המציעה תוכנה חינמית.
תמיכה ושירות
תוכנה חינמית על פניו עשויה להוות פתרון מספק בכל הקשור להנהלת חשבונות, אך האם בעת הצורך, עם ישנה תקלה או קושי לבצע שימוש במערכת יש מישהו בצד השני, שיוכל להציע את התמיכה והשירות המתאים? כאמור, לעיתים בעבור סכום נגיש, ניתן להתחבר לתוכנה על בסיס הענן וליהנות מכלי רב עוצמה, המרכז מספר כלים לניהול עסקי תחת מסך אחד, חוסך זמן, כסף ומעניק שקט נפשי בהיבטי אבטחה ובהיבטי תמיכה טכנית ושירות נלווה.
