מחולל דוחות לעסקים וחברות

כל עסק צריך להתמודד עם כמות גדולה מאוד של מסמכים, והצלחתו נמדדת על פי היכולת לנתח ולדווח אותם בצורה מדויקת, בזמן ולגורמים הנכונים. מחולל דוחות הוא מרכיב עיקרי של בינה עסקית ושל ניהול עסק בכל גודל – זה הזמן להכיר את האפשרויות השונות

מחולל דוחות להפקת דוחות עסקיים הוא כלי שאתם לא יכולים לוותר עליו. אנחנו חיים בעידן בו כל עסק, ולא משנה באיזה גודל ובאיזו תעשייה, צריך להתמודד באופן קבוע עם המון נתונים מסוגים וממקורות שונים, והאופן שבו אתם יודעים לנתח את הנתונים ולדווח אותם משפיע בצורה ישירה ומהותית על הצלחת החברה.

אף מערכת BI אינה שלמה ללא מחולל דוחות אוטומטי, שמבטל את הצורך ביצירת דוחות ידנית, מפחית את הסיכון לשגיאות ומאפשר לכם ולעובדים להסיק מסקנות מדויקות ומהירות.

המחולל הוא תוכנת מחשב, המאפשרת לגשת בצורה פשוטה לכל הנתונים שאתם צריכים ממסד נתונים, גיליון אלקטרוני, זרם XML או כל מקור אחר, ולהציג אותם במערכת. לאחר מכן, ניתן לייצא דוחות עסקיים בפורמטים שונים על פי הצורך והיעד.

חברות השתמשו באקסל להפקת דוחות עסקיים במשך שנים, אבל מחולל דוחות מציע הרבה יותר BI לעסק. הוא מקצועי ונוח יותר, ואפילו משתמשים שאינם טכניים יכולים להשתמש בו כדי לנתח נתונים בכמה פעולות פשוטות.

מחולל דוחות לקבלת החלטות בחברה

תהליכי דיווח טובים ויעילים, נועדו לספק למנהלים ולאנשי מפתח בארגון את הכלים להבין את המצב, לקבל החלטות מושכלות ולהשיג יעדים עסקיים מרכזיים. מחולל דוחות יכול להפיק דוחות מובנים, על ידי הגדרת ההעדפות מראש, וכן ליצור דוחות עסקיים מותאמים אישית, בזמן אמת.

הדוחות מותאמים לספק מידע ונתונים על המטרות העיקריות של העסק, המכונות לעתים קרובות KPI. אלה מדדי ביצועים, למעקב אחר יעדים מסוגים שונים.

עבור חברת שירותים מקצועית, ה-KPI עשוי להיות 'שעות ניתנות לחיוב בחודש', בעוד חנויות ימדדו את הצלחתן בכמות המוצרים שהן מוכרות. המדדים יכולים להיות גם פיננסיים, כגון סך ההוצאות החודשיות כאחוז מסך ההכנסות החודשיות. האפשרויות רבות, ומשתנות בין עסק לעסק, אך בשורה התחתונה – כמה שתפיקו יותר דוחות רלבנטיים ומדויקים, כך תוכלו לקבל החלטות יותר טובות.

לאחר שמזהים ומגדירים יעדים, אפשר לאסוף המידע לדוח שמוכן על פי צורך או על בסיס קבוע, והם מאפשרים קיום של דיון משמעותי בין מקבלי ההחלטות. הצלחתם לעמוד בתקציב? אילו החלטות או תהליכים תיישמו כעת כדי לשפר את העסק קדימה? זה קריטי, וזה יכול לעשות את כל ההבדל היום ובעתיד.

סוגי מחולל הדוחות הקיימים

כיום, כל המערכות בתחום של BI כוללות מחולל דוחות אוטומטי, בין אם זו מערכת CRM, מערכת חשבונאית וכו'. זה נוח מאוד, אבל גם מעורר בעיה מסוימת – אלה דוחות שלמעשה נוצרים ומיועדים למחלקה מסוימת, ולא לעסק כולו.

יש דוחות אשר רלבנטיים לכמה מחלקות ואפילו לכלל הארגון, ולמעשה לפעמים זה מועיל להפיק דוחות שמערבים נתונים מכמה תחומים שונים.

מערכת בינה עסקית, ובפרט מערכת ERP לעסקים קטנים ובינוניים, צריכה לאפשר הפקה של דוחות עסקיים בכל תחום, ולא רק בתחומים מסוימים. מערכת בינה עסקית של sap business one מרכזת הכל במקום אחד לקבלת החלטות יותר טובה.

אחד הדברים שהפכו את המערכת לפתרון ERP מוביל, הוא הפיתוח של אפשרויות הדיווח מתוך מחשבה על גמישות ועל הפרטים הקטנים. גם משתמשים שפחות מבינים בטכנולוגיה, יכולים להשתמש בדוחות ובכלים פשוטים של גרירה כדי ליצור בקלות את הדוחות שהם צריכים.

משתמשים מתקדמים יותר יכולים לחפור עמוק מאוד לתוך הנתונים, ליצור שאילתות ודוחות מותאמים אישית העונים על צרכים מאוד ספציפיים.

בניגוד לעבר, דוחות לא מוצגים רק על פי טבלאות ורשימות, אלא בכל צורה ויזואלית שנוחה לכם ומתאימה לתחום ולנתונים. אפשר ליצור תרשימים שונים כמו קו, עמודה, עוגה, משפך וכו', ולבחון את המידע בדשבורדים נוחים.

תכונות של מחוללי דוחות כיום

מה מחולל דוחות יכול לעשות עבורכם? תוכלו לשדרג היבטים שונים של ניהול עסק עם התכונות הבאות:

דוחות מובנים

בתוך כל מודול ב-SAP Business One תמצאו רשימה של דוחות מובנים. אלה דוחות מוגדרים מראש, בהתבסס על צרכים עסקיים נפוצים, והם לא דורשים שום הגדרה נוספת. אם יש לכם נתונים רלבנטיים במערכת, תוכלו להפיק את הדוח, לצפות בו ולשתף עם גורמים בתוך ומחוץ לארגון.

אלה דוחות עסקיים מובנים במערכת:

• דוחות כספיים
• דוחות לניתוח הזדמנויות
• דוחות מכירות
• דוחות רכש
• דוחות שותפים עסקיים
• דוחות מלאי
• דוחות שירות
• דוחות משאבי אנוש
• דוחות קשרי לקוחות

דוחות בהתאמה אישית

דוחות שמופקים באמצעות גרירה פשוטה של נתונים, ויצירת תצוגות על ידי קישור נתונים בדרכים שונות. זו דרך פשוטה, שמיועדת למשתמשים הפחות טכניים. למשל, אם הם פותחים הזמנת מכירה חדשה עבור לקוח, ורוצים לראות אילו פריטים הוא הזמין בעבר, כמה קליקים פשוטים במסד הנתונים יציג להם רשימה ותמונת מצב מלאה בתוך שניות.

דוחות משאילתות

שני הסוגים הקודמים מספקים נקודת התחלה מעולה, אבל כנראה שיהיו גם מצבים בהם תצטרכו דוחות מורכבים יותר. במצבים כאלה, צריך להשתמש בשאילתות.

כתיבת שאילתות היא לא מיומנות שיש לרוב המשתמשים, אבל יש כלים ב-SAP Business One שמנגישים אותה – גם אם אתם לא יודעים SQL. אשף השאילתות מנחה, בסדרה של שלבים, כיצד לבחור מקורות נתונים, לסנן ולמיין אותם.

ניהול עסק ושיפור תהליכים בחברה

כפי שאתם כבר מבינים, מחולל דוחות יכול לעשות פלאים עבור החברה שלכם, במיוחד אם הוא מאפשר בינה עסקית רוחבית – על ידי הפקת דוחות לכלל המחלקות והעובדים בעסק.

כאשר משלבים את זה עם יכולות ניתוח ודשבורדים יעילים, יש לכם את כל התנאים לקבל החלטות מעולות ולשפר את התהליכים השונים בארגון. הכלים הללו מהווים יחד פתרון ERP מושלם עבור ניהול עסק.

מחולל דוחות ובינה עסקית BI

המטרה של BI היא לספק תובנות ולנתח נתונים, כדי לתמוך בקבלת החלטות. אנליסטים ומפתחים לא צריכים להיות היחידים עם היכולת והאחריות הזו, להיפך – על העובדים בארגון צריכים גישה לכלי בינה עסקית כדי לחשוף תובנות ומגמות.

מקבלי החלטות בחברה זקוקים לדוחות מותאמים אישית ומאורגנים בפורמטים המועדפים עליהם. הם צריכים להיות מסוגלים להסתכל על דוחות עסקיים, להבין את הנתונים, להסיק מסקנות ולקבל החלטות מושכלות.

באמצעות SAP Business One תוכלו ליצור מקור אחיד, אליו יוכלו לפנות כל גורמי החברה להפקת דוחות והבנת הנתונים. כאשר צוותים עובדים עם אותם מערכי נתונים ומשתמשים באותה פלטפורמה לניתוח, אין הכל ברור ויעיל יותר.

ניתוח הנתונים עם מערכת ERP שכוללת מחולל נתונים, הוא מדויק יותר ולוקח פחות זמן.

סיכום

מחולל דוחות מתחבר למקורות שונים של נתונים, אוספים מידע ומציעים תובנות בצורה של תרשימים או גרפים המבוססים על הגדרות קבועות או מותאמות אישית, להסקת מסקנות משמעותיות.

זה כלי שעוזר למשתמשים לקבל החלטות מושכלות יותר, על ידי הצגת נתונים בצורה ברורה ומושכת. מחולל דוחות מקל על כל סוגי העסקים, משפר את התהליכים השונים ובסופו של דבר תורם להצלחה ולעמידה ביעדים.