בעידן בו עסקים רבים מעבירים את פעילותם באופן הדרגתי ל"און ליין" נדרשת תוכנה להנהלת חשבונות, שתתמוך בפעילות הכספית. בשוק קיימות מספר חלופות- חלקן מיועדות לתת מענה נקודתי להפקת חשבוניות וחלקן מיועדות לתת מענה נרחב לעסקים בכל הגדלים, להלן סקירה קצרה על האפשרויות הקיימות והמלצות לבחירת המערכת המתאימה לעסק.
תוכנת הנהלת חשבונות – סקירה נרחבת
כאמור, בשוק קיימות מספר חלופות, מחד תוכנות המיועדות לעסקים קטנים המאפשרות להפיק חשבוניות בלבד ותוכנות המיועדות לעסקים עם פעילות מורכבת יותר ובעלות חיבור למערכות סליקה, חנות אינטרנטית, ניהול חשבונות בנק, כרטסת, מאזן גיול חובות ועוד. עסקים קטנים עם צורך להפקת חשבוניות ספורות בלבד כמו פרילנסרים יוכלו להסתפק בתכנת הנהלת חשבונות חינמית כמו בדוגמאות הבאות:
mybooks – הפקת חשבוניות מכל סוג, סגירת מסמך מתוך מסמך (הצעת מחיר, חשבונית מס וקבלה) מעקב אחר חשבוניות פתוחות, קבלות לצ'קים דחויים, סליקת אשראי, שליחת מסמכים במייל.
רווחית- ממשק חיצוני לסליקת אשראי, קופה רושמת, ניהול חשבונות, גיבוי בענן, התחברות למסופונים, ללא צורך בהתקנה
YPAY– החברה מציעה הפקת חשבוניות ללא עלות ובנוסף מספר מוצרים בתשלום ביניהם דו"ח שנתי, פיקוח של רואה חשבון, ממשק API המתאים לאתרי E-commers
ICOUNT– המאפשרת מלבד הפקת חשבוניות גם תוכנה לניהול מלאי, ניהול לקוחות וסליקת אשראי נפרדת
אלו הנדרשים להפקת חשבוניות נרחבת יותר יוכלו בעבור כמה עשרות שקלים ליהנות משירותי "חשבונית ירוקה" שאף מחוברת למערכת סליקה ואם מעוניינים לשלב פעילות שיווקית הכוללת הפצת מסרונים ניתן להיעזר גם במערכת OFFICEGUY. אך כאשר מדובר על עסקים עם פעילות נרחבת הדורשת בנוסף להפקה שוטפת של חשבוניות גם ניהול ספרים ומספר חשבונות בנק, מאזנים, דיווחים שוטפים לרשויות ומעקב אחר תקציב יש לבחון חלופות נוספות המגיעות מעולמות ה ERP אך מציעות בעלות חודשית נגישה את כל מה שדרוש לעסק בתחום.
תוכנה להנהלת כספים ומנהל חשבונות לעסקים צומחים
תוכנה להנהלת חשבונות לעסקים צומחים מהווה חלופה משלימה לחלופות הקודמות, תוכנה זו מאפשרת לבצע את פעולות הנהלת החשבונות באופן אוטומטי, להפחית את טעויות החישוב ולשפר את הרווחיות. ברוב המקרים מדובר ביישום אחד מתוך מערכת ה ERP לעסקים קטנים ובינוניים, שמתממשקת אל נתוני הארגון ומאפשרת לנהל תנועות יומן, ליהנות מלוח חשבונות מאורגן על פי תקני GAAP להפיק חשבוניות באופן מקוון ולקבל תשלום בכל אמצעי (אשראי, העברה בנקאית, אפליקציות תשלום, מזומן וכו') ליצור צ'קים ולהדפיסם, להפקיד צ'קים ולבצע התאמות, לקלוט ולרשום דפי בנק, להפיק דוחות כספיים ולדווח לרשויות בהתאם לנדרש. בנוסף התוכנה היא כלי ניהולי לכל עניין בה ניתן לנהל מרכזי עלות ורווח בהתאמה למבני המחלקות בארגון וכן ביצוע מעקב ובקרה תקציבית באופן שוטף ואחר התקדמות הפרויקטים הארגוניים. החברות המציעות שירותים בתחום הן: SAP Business One , פריוריטי וחלופות נוספות באותו סדר גודל.
יתרונות עם תוכנת הנהלת חשבונות:
- פתרון מעשי לעסקים צומחים ביניהם חברות תוכנה, חברות המוכרות מוצרי תוכנה וחומרה, חברות קמעוניות, חברות בעלות מספר סניפים בארץ ובעולם
- התאמה לעסקים עם סניפים ברחבי העולם
- ניהול מספר רב של מטבעות בינלאומיים
- דוחות מובנים להפקה מהירה
- שולחן עבודה בהתאמה אישית
- ביצוע חיתוכים עבור כל לקוח, ניהול כרטסת, פירוט תנועות, חובות וכדומה
- הטמעה מהירה וקלה
- תמיכה שוטפת בעברית בשעות העבודה המתאימות לשוק הישראלי
למי המערכת מתאימה?
לכל עסק צומח המעוניין לבצע הנהלת חשבונות יעילה וליהנות מתוכנה קלה ומהירה להטמעה ואימוץ בעלת ממשק ידידותי למשתמש. וכן לכל עסק המעוניין בעדכונים ודיווחים בזמן אמת וליהנות מתמיכה מלאה בעברית והתאמה מרבית לצרכים.
