תוכנת ERP (מערכת לניהול משאבים) מאפשרת לארגונים בכל גודל לנהל את פעילותם העסקית באופן מאורגן ומרוכז יחד עם זאת הטמעה של מערכת ERP דורשת שינוי עסקי שלעיתים עלולה להביא להתנגדויות, מהו ניהול השינוי במערכת ERP?
ניהול השינוי במערכת ERP
שינוי העסקי נוגע בשלושה תחומים: אנשים, תהליכי עבודה ומערכת המידע הארגונית החדשה. כאשר המטרה המרכזית בניהול השינוי היא להבטיח שצוות העובדים מבין את תהליך השינוי העסקי, מקבל את מערכת המידע החדשה ועובד איתה. הדרך לנהל את השינוי עוברת לא פעם ביכולת לשתף את העובדים בגיבוש הדרישות מן המערכת החדשה ובתהליכי קבלת המערכת לעבודה שוטפת.
אנשים – עובדי הארגון לאורך השדרה הניהולית
ידע הוא כח וידע שנצבר לאורך זמן על ידי צוותי עבודה הוא נכס חשוב להצלחת המעבר למערכת המידע החדשה. לאנשי הארגון יש מה לומר ומנקודת מבטם ועמדתם המקצועית ניתן להציג פערים שלעיתים אינם צפים "מעל לפני השטח" בשדרות הניהוליות. ולכן עוד בשלבים הראשונים בהם נשקלות החלופות השונות מוטב למנות ממונה או שניים מכל מחלקה האחראים להעלות את הפערים בתחום אחריותם המקצועי כך שתתקבל נקודת מבט רוחבית, המאפשרת להנהלה לבחון פתרונות מתאימים בהסתמך על הצרכים המעשיים.
תהליכי העבודה
ככלל, המעבר למערכת ERP ארגונית דורש שינוי בתהליכי העבודה ובשיתוף הפעולה הנעשה בין המחלקות השונות, כך למשל אם בעבר תוכנית הייצור לא יכלה לצאת לפועל עד שהתקבלו נתוני מלאי מהמחסנים הרי שבמערכת ERP נתוני המחסן יגזרו ישירות אל עצי המוצר וניתן יהיה להפיק באופן אוטומטי לחלוטין דרישות רכש להשלמת הרכיבים החסרים. מחד, מצב זה מקצר באופן משמעותי תהליכי עבודה ומאפשר לעמוד בביקוש אך מנגד דורש היערכות מקדימה הכוללת ספירות, דיווחים שוטפים, הפקת דוחות ותחזוקה של מסדי נתונים. כך גם נכון הדבר לגבי תהליכי ניהול המלאי, אם בעבר עיקר הדיווחים נעשו באופן ידני או נרשמו על ידי פקידי המחלקה, כעת כל מלקט יוכל לעדכן את המערכת בצורה לוגית עם מסופון נייד בעת ביצוע פעולת הליקוט. אך כדי להגיע לשלבים אלו תחילה נדרש למפות את תהליכי העבודה הקיימים, להצביע על הפערים במצב הקיים ואף להגדיר מחדש את תחומי האחריות וסמכויות צוותי העבודה בהתאם למצב החדש עם הטמעת מערכת ה ERP הארגונית.
מערכת המידע הארגונית החדשה
עסקים בכל גודל המנהלים שרשרת הספקה נדרשים למערכת מידע המחברת את הפעילות השוטפת הנעשית במחלקות השונות ומאפשרת לבצע פעולות ולצפות בנתונים עדכניים בכל עת. אם בעבר מערכת ERP יועדה בעיקר לעסקים גדולים עם היקף פעילות נרחב ונותנים מענה למאות ואף אלפי משתמשים, הרי שכיום ניתן למצוא גרסאות מוקטנות של מערכת ERP המתאימות לארגונים קטנים עד ארגונים בגודל בינוני- ועונות על חמישה מאפיינים, שיבטיחו את הצלחת השינוי העסקי:
1. מערכת גמישה המתאימה לקצב הצמיחה הארגוני.
2. עלויות שוטפות.
3. השקעה ראשונית מזערית ( אם המערכת פועלת על גבי הענן)
4. תמיכה טכנית- ביצוע גיבויים יום יומיים וצוותי תמיכה והדרכה הזמינים לשאלות ופתרון בעיות בשעות עבודה המותאמות לעסק ובשפה המדוברת בעסק.
5. תהליכי אפיון, הדרכה והטמעה מהירים המקצרים את זמן המעבר בין המערכת הישנה לבין המערכת החדשה.
