בזמנים של אי ודאות ארגונים זקוקים לכלי חכם, שינתח עבורם את הנתונים שנצברו בארגון וייסע להם להגיע לתובנות עסקיות מוצלחות, שיקדמו את העסק ויעלו את שורות הרווח. מערכת בינה עסקית (BI) המורכבת מסדרה של דוחות מובנים וכוללת לוח מחוונים (דשבורד) מובנה המציג מידע מנותח, מסונן וממוין לגרפים מקלה על תהליכי החלטת ההחלטות בארגון ומביאה לשיפור מתמיד. מהי מערכת דוחות בינה עסקית? ולמי היא מתאימה? התשובות כאן בכתבה.
מהי מערכת דוחות?
כלי ניתוח נתונים קיימים בשוק מזה שנים רבות, המסורתיים ביניהם מבוססים על טבלאות אקסל או אקסס וכוללים אינספור פקודות להפיכת נתונים גולמיים לנתונים המנותחים באמצעות גרפי ותרשימים והכלים המתקדמים יותר מבוססים על פלטפורמה איטרנטית לניתוח נתונים ולהפקת דוחות, שנקרא מערכת בינה עסקית.
מערכת בינה עסקית היא מסך לוח המחוונים (ידוע גם ב"Dashboard) ויש המכנים אותו המסך האסטרטגי לתמיכה בהחלטות עסקיות על סמך נתונים. מסך הפלטפורמה מתממשק אל מספר מקורות בתוך מערכת ה-SAP הארגונית ומציג נתונים עסקיים המתעדכנים בזמן אמת במגוון טבלאות, תרשימים וגרפים.
אילו שימושים ניתן לבצע באמצעות מסכי דוחות BI?
מנהלים נעזרים בנתונים עסקיים מנותחים כדי להבין "את התמונה הגדולה" וכדי לחזות מגמות עתידיות ולתכנן מהליכים עסקיים לטווח הקצר ולטווח הארוך. המידע המוצג במסכים מותאם לעולמות התוכן המקצועיים של כל משתמש ומשתמש, כך למשל מנהל המחסן יצפה ברשימת התנועות היומיות וברשימת העובדים הפעילים, הוא אף יוכל לבחון מתי הספירה הקרובה, האם יש חוסר במלאי ואילו פריטים מובילים בכמות התנועות, ואף אילו תנועות מבוצעות יותר במחסן (תנועות ניפוק, תנועות קליטה למלאי, גריעה מהמלאי מסיבות שונות וכן הלאה). בדרך זו הוא יוכל לשפר את הניהול היום יומי של המחסן, להציע קווי ליקוט נוחים ומהירים יותר ולסדר את המחסן בהתאם לאופן השימוש בו, כשהתוצאה הסופית של פעולות אלו מביאה לייעול ולשיפור משמעותי ברמת השירות ובמימוש המשאבים העומדים לרשותו.
בשונה ממנו מנהל המכירות יוכל להיעזר בדשבורד דוחות ה-BI כדי לבחון את הנתונים "המובילים" המוכרנים שזוכים לעמלות גבוהות, הפריטים המבוקשים ביותר, הסניפים המניבים ולבחון את פלחי השוק ביחס לפריטים הנרכשים. על סמך הנתונים הוא יכול להמליץ על הנחות, מבצעים, לעורר פלחי שוק חדשים ולקדם את המכירות בדרך יצירתית באמצעים העומדים לרשותו. כאשר כל משתמש יכול להחליט אילו נתונים יופיעו על המסך והיכן ימוקמו, לצפות בנתונים המשויכים לעולמות התוכן שלו, להסיק מסקנות ולבצע מהלכים שמקדמים את העסק ומייעלים את הפעילות השוטפת.
לסיכום, תוכנת BI להפקת דוחות עסקיים הופכת ארגונים לחכמים יותר, בזכות היכולת לצפות בכלל נתוני הארגון במסך אחד. באמצעות התוכנה ניתן להסיק מסקנות על סמך נתוני אמת, מכל מקום ומכל מכשיר (בחיבור מקוון ומוצפן), לשלוף נתונים בלחיצת כפתור ולהחליט החלטות בביטחון רב יותר. התוכנה מתאימה לכל ארגון העובד עם מערכת SAP Business One.
