סוף החודש מגיע ומחלקת הנהלת החשבונות עומדת על סף קריסה? ספקים לא מקבלים את כספם במועד שנקבע? הכירו את התוכנה לניהול ספקים – מודול מובנה בתוך מערכת SAP Business One המסייע לעסקים לבצע את התשלום החודשי, מהחשבון הנכון ובזמן המתאים ובלחיצת כפתור.
פתרון נוח ומתקדם לעסקים צומחים
עסקים בכל סדר גודל עסוקים באינספור פעולות יום יומיות ביניהן ביצוע תשלומים לספקים וללקוחות – פעולות אשר מתוזמנות אחת לתקופה (בהתאם להסכם או לחוזה ההתקשרות עם הספק או הלקוח) ומאופיינות בתהליכי עבודה קבועים הכוללים אישור חשבונית, ביצוע בקרת תשלום והעברת תשלום לגורם הזכאי לכך. מאפיינים אלו שידועים ונגישים מראש מאפשרים להפוך פעולה ידנית חוזרת לפעולה אוטומטית ומהירה, שתורמת לאמינות העסק ולחוסנו הפיננסי אל מול הגורמים העובדים אתו.
מערכת ניהול ספקים כחלק מהותי מניהול העסק
תוכנה לניהול ספקים היא מודול המובנה בתוך תוכנת ה-ERP לניהול משאבי הארגון ומטרתה להפוך את תהליכי התשלום השוטף של העסק מידניים לאוטומטיים, כלומר על ידי העלאת קובצי תשלום לספקים, לקוחות, חשבונות ולעובדים וביצוע תשלום מתוזמן (בחירת מועד התשלום) מחשבון ייעודי (בחירת החשבון והחברה ממנה יופק התשלום) לספק אחד או למספר ספקים שנבחרו מתוך רשימה מובנית.
יכולת התוכנה
יכולות התוכנה מייתרות את הצורך בביצוע תהליך תשלום הספקים באופן ידני – תהליך שכולל פעולות חוזרות ונשנות: בדיקת הבקשה לתשלום, אישורה, העברת התשלום בפקודה ידנית לחשבון הספק, הלקוח, העובד או חשבון הבנק וריכוז הנתונים בדו"ח אקסל שמתעדכן אף הוא באופן ידני.
למעשה תוכנה לניהול ספקים מחליפה את איש הנהלת החשבונות בפעולות אלו ומאפשרת בפקודה אחת לבצע את התשלום לגורם הזכאי בהתאם לחוזה שנחתם אתו לחשבון המתאים ומחשבון הנכון בהתאם לתנאי תשלום שסוכמו מראש.
האם התשלום מבוצע באופן אוטומטי חודש וחודשו?
לא. עבור ספקים – התשלום מבוצע כנגד חשבונית או כנגד דרישת תשלום לאחר הפקת דו"ח ריצת תשלומים וביצוע התאמות (דו"ח אשר נבנה באופן אוטומטי על ידי התוכנה) עבור עובדים – התשלום מבוצע בהתאם לנתונים המועברים ממערכת השכר במועד קבוע וידוע מראש, כאשר בכל ביצוע תשלום ימשך שם החברה בה העובד מועסק, קוד העסק וקוד חשבון הבנק וכן שם המשלם – באופן אוטומטי על ידי המערכת. יש לציין שמידע זה מוזן פעם אחת בלבד בעת הקמת הישות במערכת ומשמש את הנהלת החשבונות לכל תשלום עתידי.
מי יפיק את תועלת מרבית מהשימוש במודול הספקים?
כל ארגון שהטמיע את מערכת SAP Bussness One – תוכנה לניהול עסק, ועובד מול ספקים רבים יוכל להפיק תועלת רבה מהתוכנה. כמו כן הוא יכול ליהנות מיתרונות התוכנה בבואו לבצע תשלום חודשי לעובדים או ביצוע החזרים ללקוחות בקלות ובמהירות ועם אפשרויות לבקרה ולהתאמה נוחה ונגישה. מודול ניהול הספקים מאפשר לחסוך בזמן ובכוח אדם ולהפוך עבודה ידנית שחשופה לטעויות אנוש לעבודה ממוכנת ומהירה – שמקלה על הפעילות השוטפת ומביאה לרמת דיוק וודאות גבוהה בשמירת ההנחיות.
