בשנים האחרונות קיימת מגמה בולטת במעבר לעבודה ללא ניירת. הדבר מאפשר לעסקים לאתר מידע בקלות ובמהירות, לתייק אותו בתיקיות מערכת ולגשת אליו מכל מקום בעולם ללא תלות בשטח אחסון, קלסרים עבי כרס וארוניות מגרה. SAP Business One פיתחה את Invoice One המאפשרת לעסקים להפיק חשבוניות דיגיטליות חוקיות ולשלוח אותן כמסמכי מקור וכהעתקים חתומים ישירות אל כתובת המייל של הספק או הלקוח. אילו יתרונות נוספים יש למערכת וכיצד אלו מסייעים לשמירה על יעילות עסקית?
יתרונות המערכת ותרומתה ליעילות הפעילות העסקית
שליטה טובה יותר על תהליכי החיוב והגביה – המערכת מאפשרת לבצע בקרה מלאה על קבלת המסמך ופתיחתו על ידי הנמען ותומכת בשליחת מסמכים באופן יזום ועלפי חיתוכים שונים כמו במקרים הבאים: כאשר רוצים לאתר חשבוניות שטרם נשלחו ללקוח, או חשבוניות שמועד התשלום שלהן עבר, חשבוניות פתוחות וחשבוניות סגורות. כמו כן ניתן לשלוח דוח מצב המאפשר ללקוח להפיק מתוכו חשבוניות נאמן למקור למסמכים שנותרו פתוחים במערכת.
שליחת מסמכים בכל היקף – לרבות חשבוניות, הודעות על תשלומים, דוחות מצב והזמנות לקוח. כמו כן שליחת חשבוניות באמצעות הודעת מסרון ישירות לטלפון הנייד בהתאם להגדרות הלקוח במערכת ולבנק הודעות שנרכש מבעוד מועד.
התייעלות תפעולית – נמצא כי ניתן לחסוך כשבעים וחמישה אחוזים מתקציב הניירת, עלויות המשלוח בדואר ובכח אדם. המסמך חוקי ונשלח עם חתימה דיגיטלית וכמסמך מקור לכל דבר ועניין. ניתן אף להפיק את המסמכים בתבניות שונות הנמצאות במערכת Sap Business One. כאשר המידע הנרשם במסמכים מבוסס על מסד הנתונים שקיים במערכת כך שאין צורך לתחזק מסד נתונים נוסף. כמו כן כל פרטי הלקוח נמשכים לשדות המתאימים וחוסכים הקלדה חוזרת או כפולה.
מערכת מבוססת ענן – מערכת Invoice One מושתת על הענן ונהנית מאבטחה גבוהה ומנגנון הצפנה יעיל המגן על המידע הארגוני מפני וירוסים שונים וזליגת מידע למי שאינו בר השראה מתאימה. יכולת האחסון בענן בלתי מוגבלת ולכן גם עסקים גדולים יכולים להרגיש בטוחים ולבסס את מערך החשבוניות שלהם על יישום זה.
למי מתאים פתרון חשבונית ירוקה במערכת Invoice One?
מערכת Invoice One מתאימה לכל עסק, המעוניין להפיק חשבוניות דיגיטליות, לחסוך בהוצאות תפעול ולייעל את מערך הגביה שלו בין אם מדובר בעסק קטן המפיק מסמכים אחדים במהלך החודש ובין אם מדובר בעסק גדול בעל היקף עבודה נרחב. עסקים בתחומי השירותים, עסקים שעובדים מרחוק, עסקים העובדים במספר שפות ועם כמה מטבעות ועסקים בעלי חנויות אינטרנטיות יפיקו מן המערכת תועלת גבוהה במיוחד.
האם קיימת התחייבות לתקופה בעת רכישת המערכת?
התשלום למערכת הינו גמיש ומתבצע בהתאם לשימוש שנעשה בפועל. אין התחייבות לתקופה ראשונית וניתן לסיים את ההתקשרות בכל עת.
לסיכום, חשבו לרגע, מה נדרש מכם בעבר על מנת להפיק חשבונית? נדרשתם ליצור את המסמך, להדפיס אותו, לחפש עבורו בול ומעטפה, לרשום על המעטפה את פרטיכם ואת פרטי הנמען ולקטוע את רצף העבודה. חשבוניות בדואר רשום עולות כסף וגוזלות זמן, תהליכי הגבייה מתארכים ואתם נדרשים לתייק את כל הניירת בקלסרים עבי כרס, שמעמיסים על מרחב העבודה. עם חשבונית דיגיטלית חוקית כל התהליך מתקצר באופן משמעותי ונעשה בלחיצת כפתור אחת. המסמכים מתויקים במערכת ונשמרים באופן מוצפן בענן. תוכלו לגשת אליהם בכל עת ואף להפיקם מחדש. תוכלו אף להיעזר בדוחות המערכת ולבצע חיתוכים מנהלתיים, וזאת ללא כל מאמץ מיוחד. חשוב לציין ש Invoice One מגיעה להרחיב את יכולת המערכת הקיימת בארגון ולא להחליף אותה. לפרטים נוספים ולשיחת ייעוץ ראשונית, צרו עמנו קשר דרך האתר.
