יש להיכנס לתפריט מנהלה← תהליך אישור← תבניות אישור- הגדרות.
לשונית מפיקים- תחת העמודה משתמש, בוחרים את המשתמשים עליהם יחול תהליך האישורים, בחירת מחלקה.
לשונית מסמכים- תיוג המסמכים עליהם יחול התהליך.
לשונית שלבים- בחירת שלב אישור אחד או יותר. במידה ולתבנית אישור יש יותר משלב אחד ומאשרים שונים, כל המאשרים יקבלו רמת אישור זהה, סדר הרישום אינו מעיד על עדיפות.

לשונית תנאים- כדי שתהליך האישור יופעל תמיד, תייג "ללא תנאי". כדי שיופעל עבור תנאים מסוימים תייג "בתנאים הבאים" ובחר את התנאים הרלוונטיים עבורך.

ניתן להגדיר תנאי חדש ע"י חיבור שאילתא.

יש להיכנס לתפריט מנהלה← תהליך אישור← תבניות אישור- הגדרות, לאתר ע"י דפדוף את התבנית הרלוונטית, ולבדוק אם היא תויגה כ"פעילה".

אם כן, יש לבדוק בתפריט מנהלה← אתחול מערכת← קביעות כלליות-לשונית כרטיסים, אם מתויג "אפשר תהליך אישור".

במידה והתבנית פעילה ואכן הוגדר באתחול המערכת תהליך אישור, יש להיכנס ללשונית "תנאים" ולבדוק האם הוגדרו תנאים להפעלת התבנית. במידה וכן, יש לבדוק האם המסמך עונה על תנאים אלו.

כן, על מנת לשנות את התבנית יש לעשות זאת באמצעות משתמש שמאשר ע"י כניסה לתפריט מנהלה← תהליך אישור← תבניות אישור- הגדרות. יש לעמוד על התבנית הרלוונטית, לחצן ימני בעכבר← הסר.

ניתן להסיר את התבנית רק במידה ולא נעשה בה שימוש קודם.

במידה והתבנית הייתה מעורבת בתהליך אישור, ניתן להגדיר אותה כלא פעילה ע"י הסרת התיוג "פעילה".

הערה: כל עוד יש מסמכים בסטטוס "ממתין" לא ניתן לשנות את תבנית האישור.

משתמש המוגדר כמפיק בתבנית מסוימת לא יוכל לשנותה או להסירה.

על מנת לשנות/להסיר את התבנית יש לעשות זאת באמצעות משתמש שמאשר.

כאשר יש מסמכים מקושרים לתבנית זו שעדיין לא אושרו, לא ניתן לבצע עדכון. יש לאשר את המסמכים ולאחר מכן יהיה ניתן לעדכן את התבנית.

ניתן לשנות רק שדות כגון הערות, תאריך, כתובת, מספר אצל הלקוח וכיוצא בזה. במידה ומעוניינים לתקן שדות אחרים, יש לבטל את המסמך ולהפיקו מחדש.

ככל הנראה לא נבחרו מסמכים לדוח. יש לתייג את המסמכים הרלוונטיים עבורם מבקשים להציג נתונים.

על ידי כניסה לתפריט מנהלה← תהליך אישור← דוח מצב אישורים.

סינון ע"י בחירת מצב מסמך והזנת טווח העדפות בשדות הרלוונטיים.

בחירת סוגי המסמכים שברצונך להציג בדוח.
כדי להפיק את הדוח יש ללחוץ "אשר", לאחר מכן יוצגו פרטים אודות המשתמשים שאישרו את המסמך.

זהו דוח שמטרתו להציג את כל המסמכים הממתינים לתהליך האישור.

יש להיכנס לתפריט מנהלה← תהליך אישור← דוח מסמכים לאישור.

ניתן לציין את ההעדפות להפקת דוח, לאחר מכן לחיצה על "אשר".

בדוח מסמכים לאישור מופיעה עמודת "תבנית" ובה ניתן לראות את התבניות פעילות עבור אותו מסמך. ומה סדר פעולתן.