ארכיון דיגיטלי לעסק

ארכיון דיגיטלי לעסק מאפשר לכם לעקוב אחר תיקי הלקוחות שלכם ולנהל אותם באופן יעיל ומהיר. Document One הוא כלי רב עוצמה המאפשר לנהל משרד ללא נייר, משולב במלואו במערכת Sap Business One ומחליף את הארכיון הפיזי בארכיון דיגיטלי נגיש ומוצפן.

Document One מאפשר לעבור לניהול מקוון של המשרד, לסרוק, לצרף, ולהוסיף מסמכים לדואר האלקטרוני ולדוחות מובנים.

יתרונות:

1. חיסכון- חיסכון בנייר, מכשור משרדי ובמקום אחסון
2. חיסכון בעלויות הארכיון הפיזי- מסמכים הנסרקים אל המערכת נחתמים באופן דיגיטלי על ידי שני מאשרים כך שבסוף שנת המס ניתן לגרוס ולהשמיד את מסמכי המקור של הספקים.
3. נגישות- לכל מסמכי הארגון באופן מקוון ומוצפן בכל זמן ומכל מקום בעולם
4. קיצור תהליכי עבודה- המסמכים מאורגנים בתיקיות מובנות, קלות לאיתור המפנות זמן לצוות להתמקד בליבת העשייה במקום בתיוק, הדפסה, גריסה וגניזה.

יכולות היישום

1. הפעלת הסורק דרך כפתור מובנה במערכת
2. צירוף מסמכים מתוך המחשב אל המערכת
3. שיוך מסמכים לישויות המערכת- על ידי סריקה, צירוף קובץ או גרירה והדבקה מסייר הקבצים לישויות השונות בתוכנה (ספקים, לקוחות, הצעות מחיר, הזמנות והזמנות רכש, חשבוניות ספק ועוד).
4. קליטת מסמך למערכת על ידי סריקתו באמצעות ברקוד
5. תיוק אוטומטי- צירוף מסמכים סרוקים לישות המתאימה במערכת (כולל מסמכים עם מדבקות ברקוד)
6. שליחת המסמכים ישירות מהמערכת אל תיבת הדואר האלקטרוני של הספקים והלקוחות
7. מנגנון הרשאות נרחב מבטיח נגישות המסמכים לגורמים המתאימים בארגון.
8. שליפת מסמכים באופן מהיר ויעיל באמצעות דוחות.
9. תמיכה בשני סוגי בסיסי נתונים Sap HANA ו SQLl
10. תמיכה במסמכים מסוג: תמונות, PDF, WORD, Excel , מייל outlook