מערכת ERP לניהול עסק

תוכנת ERP היא מערכת לתכנון משאבי ארגון (באנגלית: Enterprise Resource Planning System). זו מערכת מידע לניהול עסק המרכזת במקום אחד את כל צורכי עיבוד הנתונים בארגון: כספים, מכירות, CRM, מלאי, רכש, שירות, ייצור ודוחות.

כאשר מערכת ERP מוטמעת היטב ומבוססת על מסד נתונים מהימן יש ביכולתה לשפר באופן משמעותי ומתמשך את ביצועי הארגון:

1. ביכולתה לספק תמונת מצב רוחבית בזמן אמת ולאפשר למנהלים לקבל החלטות ולהתייעל

2. יכולת התאמה אישית לכל גודל של ארגון

3. יכולת התאמה של מסכים, תצוגות

4. ממשקים למערכות פנים וחוץ ארגוניות כולל מערכות CRM, מסופונים ועוד

5. התאמה גם לחנויות אינטרנטיות

6. מחוללי דוחות

7. יכולת לתמוך באינספור תנועות הנעשות במקביל

8. מנגנונים מובנים המאפשרים למידע להגיע למקום הנכון ולמשתמש המתאים.

9. גמישות והתאמות פרטניות לתחומי עיסוק

תכנת ERP מספקת סביבת עבודה מקצועית המאפשרת לארגון לדבר "בשפה אחת" השימוש במערכת מאפשר לחבר בין המחלקות השונות ולתמוך ברצף של תהליכים עסקיים התלויים זה בזה. לדוגמה: כאשר מחלקת הרכש מעוניינת להפיק דרישה לטובת רכישת ציוד היא תוכל לעשות שאת לאחר שבדקה את רמת המלאי. דוגמה אחרת, כאשר מופקת פקודת עבודה במערכת, ניתן יהיה למשוך בעבורה מלאי, שיוקצה לטובתה בלבד ולא יהיה ניתן לניפוק למטרה אחרת. מלבד זאת מערכת ERP גמישה וניתנת להגדרות פרטניות בהתאם לצרכי הארגון: בנייה והפקה של דוחות עלפי שדות נבחרים, הגדרות רמות ביטחון של מלאי, הגדרת תהליכי אישור, הגדרת גישה לפעולות ולמסכים בהתאם לסוג התפקיד ועוד.

בניגוד לסברה הרווחת כיום קיימים יישומי ERP המתאימים לעסקים בכל גודל ומכל תחום פעילות, אחד מהם הוא  מערכת SAP Business One  המתאימה גם לעסקים קטנים ולעסקים בגודל בינוני.

מערכת ה-ERP נבנתה במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים כך ש- SAP Business One מתאימה מבחינת היכולות, הגמישות והמחיר.

SAP Business One יישום פרי פיתוח ישראלי המבוסס על מערכת ERP ומותאם לניהול עסקים קטנים ועסקים בגודל בינוני. תכנת SAP Business One ידידותית להפעלה וליישום ונותנת מענה רוחבי לצרכי ניהול העסק לרבות תכלול פעילות מחלקות הכספים, המכירות, רכש, מלאי, שירות, ייצור, התממשקות למערכות פנים ארגוניות ומספונים ונגישות גבוהה גם למכשירים סלולריים ניידים וטאבלטים. בתכנה קיימת יישום מובנה המאפשר להפיק דוחות ולקבל תמונת מצב מהימנה בזמן אמת (בהתאם למסד הנתונים עליו מבוססת התכנה)

בשונה ממערכות ERP המותאמות לארגונים גדולים יישום SAP Business One לארגונים קטנים וארגונים בגודל בינוני מבוסס על מערכת ERP המאפשרת עבודה עוד מהיום הראשון. יש לציין שתהליך יישום המערכת הכולל הגדרות, הסבות, בניית מסכים ודוחות בהתאם לצרכי העסק עשוי להימשך בין יום למספר שבועות בהתאם למורכבות הפעילות העסקית.

מערכת ERP ניזונה ממסד נתונים אחיד הנגיש לכלל משתמשי הארגון בהתאם להגדרת תפקידם. כאשר חלק מהמסכים ניתנים לצפייה בלבד (לצורך קבלת החלטות מקצועיות) וחלק מהמסכים מאפשר לבצע פעולות המשפיעות על נתוני הארגון. עבור כל בעל תפקיד מוגדרים מסכים ויישומים המשמעותיים לעבודתו השוטפת. (מבוצע בשלב יישום המערכת) כל פעולה המתבצעת במערכת נרשמת תחת שם המשתמש של בעל התפקיד- כך שקיימת שקיפות מלאה בנוגע לאופי הפעילות והיקפה.

מבנה המערכת:

יישומים- מלאי, רכש, ייצור, חשבונות, מכירות, משאבי אנוש ועוד. לכל תחום פעילות קיים יישום ייעודי המותאם להיקף הארגון ואופי הפעילות שבו.

מסכים- בכל יישום מוגדרים מספר מסכים בהם ניתן לבצע פעולות או לצפות במידע.

שורות במסכים- המסכים מורכבים מטבלאות, המבוססות על מסד נתוני המערכת. כל שינוי שמבוצע באפליקציה ( קרי במסך העבודה עצמו) מתעדכן אוטומטית במסד הנתונים "מאחורי הקלעים".

חוקיות- במערכת קיים מנגנון מובנה המסייע לשמור על אמינות המידע. כך שלא ניתן לנפק יותר פריטים ממה שזמין בפועל לניפוק, וכל גריעה של פריט (מסיבות שונות) מצריכה סיבה ומשויכת לבעל תפקיד.

מידע קריטי עובר בין המחלקות השונות בזמן אמת- הזמנות מכירה שהופכות לפקודות עבודה, מלאי שנמשך לטובת פקודות אלו, מתן עדיפויות, הפקה של דרישות רכש בהתאם לחוסר וכדומה. בחלק מהמקרים ובהתאם לשיקול המנהלים ניתן להפוך תהליכים ידניים לתהליכים ממוכנים.

בשוק קיימים שלושה סוגים של מערכות ERP: מערכת המבוססת על פיתוח, מערכת בהתאמה אישית

(הנדסית) מערכת רב תחומית ( המערכות החדשות)

מערכת המבוססת על פיתוח מתאימה לעסקים גדולים כמו ארגונים ממשלתיים, חברות פרטיות גדולות עם אלפי משתמשים וכל עסק אשר נדרש לתהליכים קבועים ומובנים מראש. במערכת זאת קיימת גמישות לשינויים, אך אלו נדרשים לתקציב נוסף.

מערכת הנדסית בהתאמה אישית- זוהי מערכת המגיעה עם תמיכה שוטפת בצדה. כלומר הספק אחראי על קידום המערכת, התקנת עדכונים ואף הפעלתה על גבי הענן. מערכת זו קלה ומהירה ליישום ולהטמעה ומתאימה לעסקים צומחים, כמו גם עסקים קטנים ועסקים בגודל בינוני.

מערכת רב תחומית- מערכת המתאימה לענפי עיסוק ייחודיים כמו : משרדי עורכי דין, חברות ניהול נכסים, חברות ביטוח, ניהול נדל"ן מניב וכדומה.

כיום ישנן חברות רבות המיישמות מערכות  הERP ביניהן SAP Business One פריוריטי, Wizened חשבשבת ואורקל.

ישנם שני פתרונות ERP מרכזיים בתחום: הראשון של חברת SAP והשני של חברת Oracle לצדן ישנן עוד שמונה פתרונות של חברות אחרות: מערכת הדינמיק של מייקרוסופט, Lowson  ו IFS מעבר לכך קיימים בין ארבעים לחמישים פיתוחים שונים המתאימים לעסקים בגודל קטן עד בינוני.

אם בעבר רק עסקים יצרניים המחזיקים במלאי, נדרשים לתת מענה למאות ואף אלפי משתמשים ומקיימים קשרים עסקיים בינלאומיים היו הלקוחות הטבעיים של מערכות ERP הרי שהיום גם עסקים קטנים וגם עסקים בגודל בינוני נהנים מיתרונות מערכת ERP ומצליחים לשפר את הביצועים העסקיים שלהם בהתאם. סטרטאפים, חברות אשראי, חברות המתמקדות בשירות לקוחות, עסקים קמעוניים, חנויות אינטרנטיות, בנקים, מוסדות מדיניים, חברות ייצור, מרכזי לוגיסטיקה, חברות ביטוח, סוכנויות נדל"ן, יבואנים ועוד – כולם יכולים למצוא פתרונות ERP המתאימים להיקף פעילותם וייחוד עיסוקם.

מערכת ERP הטובה ביותר מגלמת שלושה עקרונות מרכזיים:

1. גמישות

2. התאמה לפעילות העסקית

3. התאמה לתקציב

קיימות עשרות מערכות ERP בעולם. אך המערכת הטובה ביותר היא מערכת ERP המתאימה את עצמה לארגון. זוהי מערכת שמאפשרת גמישות במסכים, בהגדרות, מותאמת לגודל העסק ולענף העסקי שלו. וכמובן עומדת בדרישות התקציב הנדרשות להתקנה ולפעילות השוטפת.

בעוד מערכת ERP מספקת פתרון כולל למחלקות הארגון, מערכת CRM היא רק פתרון אחד מתוך עולם ה ERP ותפקידה המרכזי למשמש כמערכת לניהול לקוחות לרבות ניהול לידים, הזדמנויות מכירה, ניהול פעילויות בין ספקים ולקוחות, ניהול מסעות פרסום לקידום מכירות, הפקת הצעות מחיר פרטניות ללקוח ומעקב אחר דוחות מכירה.

כל עוד נעשית הכנה מיטבית לקליטת המערכת הכוללת: טיוב מסד נתונים והסבת מידע אמין ומעודכן, לא קיים שום סיכון לעבוד עם מערכת ERP אלא להיפך. את המערכת ניתן להטמיע תוך זמן קצר, המסכים קלים להפעלה והמערכת ידידותית למשתמשים. עסקים יכולים ליהנות מרמת אבטחה גבוהה ומנגישות מרבית בכל מקום וזמן ומכל מכשיר הודות לחיבור המערכת לענן. וכמו כן, במידה ונדרשים שינויים- קיימת גמישות לבצע אותם.

ככלל המעבר ל ERP דורש היערכות מקדימה ועלול לעורר חששות רבות בקרב עסקים רבים, שחוששים ובצדק משינוי שעלול לפגוע בפעילות השוטפת וברמת השירות. ולכן בטרם בחירת ERP מומלץ להתמקד בנושאים הבאים:

1. כמה זמן נדרש כדי להטמיע את המערכת?

2. מהן ההכנות הנדרשות על מנת להבטיח הטמעה נאותה?

3. אילו עלויות צפויות בשוטף?

4. האם קיים מודל עלויות גמיש המתאים לעסקים בצמיחה?

5. האם קיימים פתרונות ענן (שמוזילים באופן משמעותי את עלויות תפעול המערכת בשוטף)?

6. מהו זמן ההשבתה הצפוי ומה הפתרונות שהמיישם נותן לפרק זמן זה?

7. איך מתבצע תהליך ההטמעה, האם קיימות סדנאות להכשרת בעלי תפקידים או שההטמעה נעשית באתר העבודה?

8. האם ניתן להתממשק למערכות אחרות בארגון?

9. האם מערכת ERP יודעת להתמודד עם תהליכים פנים ארגוניים מורכבים המאפיינים את הארגון?

10. האם יש לרכוש חבילה של יישומים או שניתן לרכוש רק את היישומים המשמעותיים לפעילות השוטפת של הארגון?

11. מי מבצע את העדכונים השוטפים? האם אלו מבוצעים באופן ממוכן או על ידי גורם פנים או חוץ ארגוני?

12. אילו חבילות תמיכה מציע הספק?

13. מהו זמן התגובה בעת תקלה?

14. מהם דרכי התקשורת השוטפים במידה ועולה תקלה במערכת?

15. החזר השקעה- מה המודל, ומתי צפוי?

16. מהי מידת שביעות הרצון משירותי הספק? (המידע קיים ברשת ובקרב לקוחות קודמים)

17. מהו הותק של הספק?

18. האם קיימת גרסה לבדיקה ללא עלות וללא התחייבות ?

19. ולבסוף, מהי ההתרשמות הסופית מהספק, האם התרשמתם לחיוב מהניסיון ומרמת השירות שהוא מציע?