מערכות ERP חולקות מכנה משותף רחב – ניהול תהליכים עסקיים, המבוססים על עקרונות זהים, ברוב המקרים הבידול העיקרי בין מערכות אלו בא לידי ביטוי בתצוגה – מסכים, כפתורים, מאפיינים ובכלי העבודה, גם תהליכי היישום, ההדרכה וההטמעה זהים יחסית ומבוססים על יעדים, מטרות ועקרונות עסקיים זו הסיבה המרכזית, שמטמיעים רבים מוצאים שפה משותפת בין מערכות ה- ERP ומתמחים במספר מערכות נפרדות. מהו תפקידו של מיישם ה-ERP? וכיצד לבצע יישום מוצלח של מערכת ERP לעסקים בהיקף קטן עד בינוני?
מהו תפקידו של מיישם ה-ERP?
מיישם ERP הוא אחד מתפקידי ההייטק, הנמצאים בתחום התכנון, ההדרכה והגדרת המוצר. מיישם אינו מתכנת, על אף שיכול להבין בטבלאות ותהליכים הנוגעים למסדי נתונים. הוא אינו עובד מאחורי הקלעים, אלא עובד על האפליקציה עצמה, על הישומון- ומכאן שמו. תפקידיו של המיישם רבים ומגוונים ולכן גם הרקע ממנו הוא מגיע, בדרך כלל מגוון: ישנם מיישמים אקדמאים (חלקם מגיעים מרקע וניסיון לוגיסטי, או ניסיון בתחום ההנדסה תעשייה וניהול), שביצעו הסבות מקצועיות מתפקידו הדרכה וישנם מיישמים שביצעו הסבות מתפקידי מכירה- כאשר המכנה המשותף ביניהם הוא הבנה עסקית רחבה, היכרות עם תהליכים עסקיים ויכולת לתרגם דרישות עסקיות למאפיינים טכניים, שעל בסיסם עובד צוות הפיתוח. מיישמי ERP פועלים במספר מערכות ובקיאים במגוון כלים מהסיבות הבאות:
- תהליכי הליבה בארגונים יחסית זהים ונסמכים על אותם עקרונות, הנה דוגמה מתחום הרכש הממחישה את הנושא: תהליך הרכש מתחיל מדרישה, המגיעה אל מסך דרישות מרוכז, מכאן איש הרכש מחליט אם להפוך דרישה להזמנה או לדחות אותה לאחר שאיש הרכש הופך דרישה להזמנה היא עוברת לסבב אישורים והקצאה תקציבית. לאחר אישורה, מבוצע הרכש בפועל. בארגונים רבים הפועלים הן על בסיס מערכת פריוריטי (Priority) והן על בסיס מערכת SAP Business One או מערכות אחרות – תהליך זה זהה לחלוטין, והמשתנה היחיד הוא התצוגה, המסך והתשתית עליה מורכבת המערכת.
- התמודדות עם אותן בעיות עסקיות- החלפת מערכת מידע מוגדרת כשינוי ארגוני קריטי, בעיקר כאשר מדובר על מערכת מידע חדשה בארגון, שרגיל היה לעבוד עם מערכות מידע ישנות ומסורבלות. בנקודה זו מיישמי ERP רבים נדרשים להפגין יכולת בינאישית מגוונת הכוללת תיווך של תהליכים וגילוי קור רוח גם כאשר ברקע מתרחש תהליך ארגוני מלחיץ, לא פעם הם נתפשים כאורים ותומים בכל הקשור לניהול תהליכי הטמעה וליישום תהליכים ארגוניים, גם בעיני המנהלים הוותיקים והמנוסים ביותר בארגון.
לבסוף אם לסכם את העניין, האתגר בתפקידו של המיישם הוא בעיקר בתיווך הצרכים הניהוליים ולא ברכישת ידע וניסיון בטכנולוגיה או בפלטפורמה מסוימת. מיישמים המגיעים מהרקע המתאים ובעלי יכולות בינאישיות והבנה עסקית רחבה מצליחים בתחומם ובכל חברה בה יבחרו להטביע את חותמם.
כיצד לבצע יישום מוצלח של מערכת ERP בארגון בהיקף קטן עד בינוני?
בשנים האחרונות, בזכות עליה בהיקף השימוש בענן תחום ה-ERP התרחב גם לזירת העסקים בהיקפים קטנים ובינונים. היתרון לעסקים אלו הוא היכולת להסתמך על מערכת מידע אמינה, בטוחה, ידידותית, קלה לתפעול, יישום והטמעה, אשר מרכזת את כלל הפעילות העסקית במקום אחד. זהו חידוש מרענן התומך בתהליכי הצמיחה העסקית ותורם ליצירת שפה מקצועית בינלאומית ואחידה. הטמעה נכונה של מערכת מתחילה בהבנת היכולות שלה ומיצוי מיטבי שלהן בתהליכי הניהול בארגון. מערכות ה-ERP מתממשקות אל המערכות הארגוניות ומחברות אותן על הפעילות העסקית. יישום טוב יאפשר לבצע שימוש רחב ביכולות המערכת אבל יישום מוצלח, יהפוך את המערכת לכלי מרכזי ורב עוצמה, אשר זוכה לאמינות רבה בקרב המשתמשים, שבוחרים לבצע בה שימוש יום יומי. כי אחרי הכל מאחורי כל מערכת טובה, ככל שתהיה, יש אדם, המצליח להתגבר על פערים עסקיים ולתת להם מענה טכני ונגיש.
