אחד האתגרים הגדולים בכל הקשור לניהול עסק, ולא משנה מהו גודלו ובאיזה תחום הוא פועל, הוא שליטה במידע. מנהלי עסק נדרשים לעקוב בכל רגע נתון אחר כמות שונות של מידע, אשר מצטברות בשלל אתרים, אפליקציות, מערכות וכלים איתם עובד העסק. כאשר אנחנו מדברים על מידע, הכוונה היא בין השאר לנתונים פיננסיים על העסק, נתוני מכירות, נתוני תנועה לאתר ולנכסים הדיגיטליים של עסק, נתוני מלאי ורכש והרשימה עוד ארוכה. שליטה בכל המידע הזה הכרחית לניהול השוטף של העסק, ליכולת של המנהלים לחשוב לטווח הארוך ולקבל החלטות מושכלות בנושאים שונים ובסופו של דבר משפיעה ישירות על צמיחת העסק ועל הרווחים.
בשנים האחרונות נוצר הפתרון המושלם לאתגר הזה, בדמות מערכת בינה עסקית (או באנגלית: BI – Business Intelligence). זוהי מערכת שאוספת נתונים ממגוון המקורות הרלבנטיים ומנתחת אותם באמצעות קשת רחבה של כלים ואלגוריתמים. ואיך בסופו של דבר מעיינים בכל הנתונים שנאספו? כאן נכנס לתמונה דשבורד ניהולי, או בעברית לוח מחוונים ניהולי. בדיוק כמו לוח המחוונים באוטו, שמציג את כל הנתונים הדרושים לנהג בזמן הנסיעה, כך דשבורד ניהולי מציג את כל הנתונים שדרושים לניהול עסק.
מלבד העובדה כי דשבורד למנהלים מבוסס על בינה עסקית, היתרון הגדול שלו טמון בכך שאפשר להתאים אותו אישית לכל עסק, ארגון או חברה, ולעצב אותו כך שישרת את מטרתו בצורה הטובה ביותר. את הנתונים הנאספים ניתן להציג בדרכים רבות, שיקלו על המשתמשים לקבל את המידע שהם צריכים ולהסיק מסקנות בהתאם.
כאשר מעצבים דשבורד ניהולי, מומלץ לשלב בו מיצגים חזותיים כמו תרשימים, גרפים, אנימציות וצבעים, על מנת לספק למנהלים חווית משתמש נעימה, פשוטה ונוחה. חשוב למצוא את האיזון הנכון בין הצגת נתונים שגרתית, בטבלאות ובמילים, לבין שימוש בכלים מתקדמים יותר, ובאופן כללי לדאוג לעיצוב נקי וברור. אלה כמה דוגמאות לדרכי הצגת נתונים נפוצות במסגרת דשבורד ניהולי:
- גרפים – גרף מספק יכולת השוואה קלה יותר בין נתונים שונים, ומדידה של פרויקטים, תהליכים ואספקטים ניהוליים נוספים. עם גרפים אפשר לזהות מגמות וקשרים, לחשוף בעיות ולהבליט נתונים חשובים. הסוג השימושי ביותר הוא גרף העמודות, אשר משמש לצפייה בנתונים מספריים בצורה חזותית.
- תרשימי עוגה – גם תרשים עוגה הוא למעשה סוג של גרף, אבל הוא נראה אחרת לחלוטין. התרשים מחולק לפרוסות עוגה, שכל אחת מהן מתארת ערך כמותי כלשהו. כמה לקוח מסוים מכניס לעסק ביחס לכלל הלקוחות? כמה העסק משלם לספק X מתוך התשלום הכולל לספקים? וכו'.
- לוחות תוצאות – לוח תוצאות מציג נתונים מצטברים, כמו כמות מכירות, כמות כניסות לאתר או כמות לקוחות/משתמשים.
יכולת בולטת נוספת של דשבורד ניהולי היא סינון נתונים. כל דשבורד למנהלים נפתח כברירת מחדל עם חיתוך ופילטור נתונים מסוים שהוגדר מראש, ולכל משתמש יש אפשרות לסנן את המידע בחיתוכים שונים. אפשר לסנן על פי תאריך או מדדים אחרים, לצלול לעומק הנתונים ולבחור בקלות בדיוק מהו המידע שרוצים לבחון.
מהן המטרות של דשבורד ניהולי?
דשבורד ניהולי נועד לספק תמונת מצב נרחבת ועדכנית ככל הניתן על מצב העסק, ולאפשר למנהלים קבלת החלטות מהירה ומושכלת כדי לייעל את העסק ולעזור לו לשגשג. דשבורד למנהלים אשר מבוסס על BI מעניק מבט על, נקי וחף מהסחות דעת, אשר חוסך זמן יקר, מאמץ רב ובמקרים רבים גם לא מעט כסף.
אחת המטרות החשובות של בינה עסקית, היא לשרת את כל מנהלי העסק בכל המחלקות (מכירות, שיווק, כספים ואחרות). לכן, מערכת בינה עסקית טובה מתאימה את עצמה לא רק לכל עסק, אלא לכל קהל יעד אפשרי בתוך העסק והיא שולפת ואוספת נתונים בהתאם לצרכים המקצועיים של כל משתמש ומשתמשת, כך שיוכלו לצפות בהם בתוך לוח מחוונים ניהולי.
כיצד מאפיינים דשבורד ניהולי?
לפני שנתאר את התהליך הדרוש עבור אפיון דשבורד למנהלים, כך שיתאים להם וליעדים שלהם אישית, כדאי להכיר את שלושת סוגי המסכים שבאמצעותם מרכיבים דשבורד ניהולי:
- מסך אינפורמטיבי / אופרטיבי – מסך שפונה לקהל יחסית רחב, כלומר פעמים רבות כל או מרבית העובדים בעסק מקבלים אליו גישה. במסך אופרטיבי אי אפשר לבצע פעולות כמו סינון או לחיצה על קישורים, אלא רק לצפות בנתונים. בדרך כלל זהו מסך שכולל יחסית מעט נתונים, מכיוון שהוא נועד להציג את הנתונים הכלליים ביותר. באמצעותו אפשר להתוודע למגמות שונות, כמו פריטים נמכרים או לקוחות חוזרים.
- מסך אנליטי – זהו מסך עבור קהל יעד מצומצם יותר בעסק, ובו אפשר לצלול יותר לעומק המידע והנתונים ששלפה מערכת בינה עסקית. מסך אנליטי מציג ברוב המקרית כמויות גדולות מאוד של מידע, ומאפשר לבצע פילטורים וחיתוכים שונים, וגם הצלבה בין מקורות מידע. המסך משמש לתחקור, ובדרך כלל כל לחיצה על פריט המופיע בו תוביל למידע נוסף ומעמיק יותר. ה-BI מספקת גישה למאגרי מידע רבים ועצומים, והמסך האנליטי הוא המקום בו הכול נמצא בפרטי פרטים.
- מסך אסטרטגי – המסך האסטרטגי נועד עבור מנהלים בכירים, והוא גולת הכותרת של לוח מחוונים ניהולי. במסך זה ניתן לבצע השוואות על ביצועי העסק בזמנים שונים, לקבל תחזיות לעתיד ולקבל את כל המידע הדרוש לקבלת החלטות כבדות משקל. בניגוד למסכים אחרים, המסך הזה בדרך כלל לא מתעדכן בזמן אמת אלא בעיתויים קבועים, מכיוון שהוא מצריך עבודה של מערכת בינה עסקית מול כמות אדירה של מקורות.
אפיון המסכים השונים והרכבה של דשבורד ניהולי נעשים באופן הבא, נעשים על ידי הבנת הצרכים של העסק ושל המשתמשים השונים. כדי לאפיין לוח מחוונים ניהולי שינצל באופן מרבי את יכולותיה של מערכת BI וישרת בצורה הכי טובה את צרכי העסק, צריך קודם כל להכיר ולהבין את כל אותם צרכים. יש לכלול באפיון את שיטות והרגלי העבודה, להתחשב בפעולות שנעשות בתרחישים שונים ולהבין את החישובים שעומדים מאחורי כל מדד שרלבנטי לפעילות העסק.
בין השאר, חשוב לקבל מהמשתמשים המיועדים מידע לגבי התפקיד שלהם, מקורות המידע הנחוצים להם, הציפיות מהם, ההחלטות שהם צריכים לקבל והמידע שחסר להם על מנת לעמוד ביעדים שהוגדרו להם. ברגע שמבינים איך נראה סדר היום של המשתמשים, אפשר לבצע אפיון שיקל עליהם ויפשט עבורם כמה שיותר תהליכים.
כיצד דשבורד ניהולי טוב יגביר את הרווחיות של העסק?
בינה עסקית, איסוף וניתוח נתונים באמצעות דשבורד ניהולי, הם הרבה יותר מכלים שעוזרים לעשות סדר בבלגן. בשורה התחתונה, מערכת בינה עסקית שאופיינה בצורה נכונה ונבונה, עשויה לתרום ישירות לביצועי העסק ולהביא לעלייה ברווחים. קשה להגזים בחשיבות היכולת לצפות בנתונים בזמן אמת, בקלות ובמהירות, שכן כך ניתן לקבל החלטות זריזות שיכולות לעשות הבדל משמעותי. עם דשבורד למנהלים אפשר להגיב מהר יותר, לזהות מגמות ולהתמודד עם בעיות ושלל מצבים.
בנוסף, לוח מחוונים ניהולי זמין למשתמשים בו בכל זמן ומכל מקום, בזכות התאמה למחשב, לנייד ולטאבלט. כל מה שצריך זה חיבור לאינטרנט, וכל המידע זמין ללא מאמץ. הזמינות הגבוהה תורמת ליעילות העסק, ובסופו של דבר מסייעת לו לצמוח ולהרוויח.
