ניהול רזה הפך לשם קוד לחיסכון וייעול תפעולי ובזמנים בהם כלל הפעילות העסקית עוברת לדיגיטל נשאלת השאלה – עד כמה נדרש לארגון משרד פיזי ולאיזה צורך? כיום ניתן לקיים פגישות עסקיות בחללים מושכרים, העובדים מתחברים למערכות הארגון מרחוק באמצעות גישה מוצפנת ושומרים על רציפות עסקית אך למרות כל אלו ישנה סוגיה אחת פתוחה: היכן נכון ובטוח לשמור את מסמכי הארגון באופן מוצפן, לגשת אליהם ולבצע בהם שימוש בכל עת שנדרש? בארכיון הממוחשב. הכירו את הפתרון הנח והבטוח ביותר לניהול מסמכים ברמת הארגון מכל מקום ונקודת זמן בעולם.
מהו ארכיון מקוון – ממוחשב?
ארכיון ממוחשב הוא פלטפורמה אינטרנטית המתממשקת למערכת ה-ERP הארגוניות ומאפשרת לנהל את כלל המסמכים הארגוניים באופן מקוון על ידי סריקת מסמכים דרך המחשב ותיוקם בתיקיות ייעודיות לנוחות המשתמשים. באמצעות הארכיון ניתן לחסוך בזמן הנדרש לאיתור קבצים בצורה ידנית וכן בכסף- שכן הפתרון המקוון מייתר את הצורך בהשכרת משרדים או מחסנים לאחסון קלסרים ומידע ארגוני וכן לא נדרש עוד להשקיע במדפסות, מכונות צילום וציוד משרדי נלווה.
כיצד ארכיון ממוחשב עובד?
סריקת המסמכים נעשית באופן ידני על ידי משתמשי המערכת, כאשר אלו מתייגים את המסמכים לתיקיות ייעודיות בתוך הרשת הארגונית. התיקיות והמסמכים עצמם מגובים על ידי הענן הארגוני ובאופן מוצפן לחלוטין, כך שהגישה למידע הארגוני נשמרת רק למורשה הגישה בעל הסיסמה, ההיתר וההרשאה המתאימה או לחילופין למי שהוגדר כמורשה גישה על ידי יוצר המסמך. כאשר מעוניינים לצרף מסמך מסוים להזמנה או דרישת רכש, הצעת מחיר מספק, תעודת אחריות של לקוח או כל מסמך אחר ניתן לגשת לכפתור ייעודי במסך העבודה, הנפתח אל תיקיית המסמכים במחשבו של העובד ולצרף את המסמך המתאים.
יתרונות מובנים:
- תהליך איתור המסמכים נעשה קל וברור יותר וחוסך זמן רב ומאפשר לארגונים לנהל מסמכים לאורך שנים מבלי להעמיס על קצב העבודה עם המערכת תוך שמירה על רצף עבודה שוטף.
- חיפוש פשוט על ידי טקסט חופשי, סוג מסמך ומספר מסמך, קוד או שם, תאריך יצירת המסמך ותאריך צירוף המסמך, קטגוריות, אנשי קשר, שם יוצר הקובץ.
- חיסכון משמעותי בזמן, כסף, ציוד ונדל"ן- ארגון ללא ניירת המתנהל בצורה ירוקה ומתאים עצמו לתקנים ולממדים העכשוויים– פחות בזבוז, פחות פסולת ויעילות גבוהה.
- שיתוף קבצים בצורה קלה, נגישה וזמינה
- תמיכה במגוון פורמטים: Excel, Word, Pdf, Outlook Messages ועוד
- צירוף מסמכים לכל ישות במערכת Sap Business One
- שליחת מיילים ישירות מהמייל למערכת ה-ERP הארגונית
- ממשק נח, ידידותי וקל לאימוץ
- התקנה מהירה Plug & Play
הארכיון הממוחשב תומך בכל הדרישות החוקיות למסמכים מקוונים וכולל חתימה כפולה, ניתן להגביל צפייה במסמכים עלפי הרשאה מובנית: כל המשתמשים, יוצר הקובץ, משתמשים מורשים עלפי הגדרה, משתמשים לפי מחלקה.
לפרטים נוספים צרו קשר
