מערכת להנהלת חשבונות בענן שינתה לחלוטין את צורת העבודה השוטפת כך שבמקום להערים קלסרים על גבי קלסרים, לתייק ניירת ולעקוב אחר חשבוניות ידניות אנשי הנהלת החשבונות מתרכזים בניהול אמיתי ומשאירים את פעולות האדמיניסטרציה למערכת. כיצד תוכנה לניהול עסק והנהלת חשבונות בענן פועלת ולמי היא מתאימה?
אוטומציה של תהליכים חשבונאיים
עבודתו המרכזית של איש הנהלת החשבונות היא לוודא את התאמה בין הפעילות העסקית לדיווחים הרשמיים לרשויות. הפקת חשבוניות, ניהול חשבונות בנק, תשלומים לספקים, ניהול קופות, הפקת קבלות וביצוע התאמות פנימיות בתנועות היומן הן חלק עיקרי ממהות תפקידו. במערכת הנהלת חשבונות על ענן של חברת Sap Business One הרישומים החשבונאיים נעשים באופן אוטומטי על ידי המערכת ומאורגנים בטבלאות המרכזות את נתוני הארגון לרבות: ארגון חשבונות באופן מדורג על פי תקני GAPP, יצירת תנועות יומן לחשבונות הספקים והלקוחות בלחיצת כפתור, קבלה וביצוע תשלומים, הפקת המחאות לתשלום מתוך המערכת, רישום התאמות ידניות ואוטומטיות, קליטה ורישום של דפי בנק באופן ידני (כלומר בפתיחת רשומה חדשה ויזומה) או באופן אוטומטי עלפי הגדרות המערכת, הפקת דוחות בלחיצת כפתור- מאזנים (בוחן, רווח והפסד), דו"ח מע"מ , דו"ח ניכוי במקור ודיווח לרשויות המס PCN 847 קובץ 856 וייבוא קבצים ממערכת מבזק.
כיצד נוצרה האוטומציה מלכתחילה?
בטרם תחילת העבודה השוטפת עם המערכת ישנו פרק זמן קצר הנמשך בין מספר ימים למספר שבועות הנקרא שלב האפיון וההגדרות. בשלב זה מרכז איש מקצוע מטעם החברה המיישמת את נתוני הארגון לרבות: רשימות ספקים ולקוחות, חשבונות בנק, תנועות יומן רווחות, נתונים על פרויקטים, סעיפי תקציב וכל נתון טבלאי אחר הנמצא בשימוש יום יומי. לאחר ריכוז הנתונים המיישם ממיר את המידע מהטבלאות, שעד כה מולאו באופן ידני אל טבלאות מובנות בתוך המערכת, כך שביום "העלייה לאוויר" כלומר היום בו תחל העבודה עם המערכת לראשונה- מצב הנתונים יהיו מעודכן וימשיך להתנהל מאותה נקודה בו נעצר. חשוב לציין שקיימת גמישות להתאמת מסכי העבודה בהתאם לצרכים האישיים הן בהיבטי השדות הנדרשים לעבודה שוטפת והן בהיבטי התצוגה האישית למשתמש. בתום תהליך אפיון תינתן הדרכה מאורגנת למשתמשים כך שאלו יוכלו להתחיל לעבוד עם המערכת באופן שוטף ומיידי.
למי מתאימה מערכת הנהלת חשבונות על ענן?
מערכת להנהלת חשבונות פועלת במקביל למערכות ניהול המשאבים הארגוניות, בין אם מדובר על מערכות ERP, CRM ומערכות אחרות, המערכת שואבת את הנתונים מתהליכים עסקיים כמו ניפוק למלאי, זיכויים, קליטה של סחורה, מכירות, רכש וכדומה ומחברת בין התהליכים הלוגיסטיים לפעולות הפיננסיות. ארגונים בסדר גודל קטן ובינוני הנמצאים בתהליך של צמיחה ומעוניינים לשלוט טוב יותר על הנתונים יפיקו תועלת רבה מן המערכת, יקצרו תהליכי עבודה, ימזערו טעויות אנוש וישיגו שליטה טובה יותר על הנתונים הפיננסיים.
