ריבוי והצפה של משימות והצורך לתת מענה בזמן הנכון הם מהאתגרים המרכזיים עמם מתמודדים ארגונים בסביבה תחרותית. גם אם קיים רצון להישאר שירותיים ולהגיב במהירות לפניות מכירה הרי שבהיעדר תשתית מתאימה המשימה נעשית כמעט בלתי אפשרית וגובה את מחיר השחיקה היקר. בעידן של תעבורת מידע מהירה שהתחרות בו גואה למהירות ולתגובה מדויקת – יש השפעה ישירה על רווחיות החברה. מהם כללי האצבע לניהול נכון של משימות ואילו כלים עומדים לרשות העסקים הצומחים?
כללי אצבע לניהול נכון של משימות בעסק
צמצום העומס על ידי שילוב מערכת מידע
השילוב בין המכונה לאדם הם הבסיס לניהול מיטבי של משימות. האדם מביא עמו את ההבנה המקצועית וההיכרות עם הסביבה העסקית והמכונה מחליפה אותו בפעולות יום יומיות, שיכולות להתבצע באופן ממוכן. כמו למשל: חזרה אוטומטית ללידים, הפקת הצעות מחיר מותאמות לקוח, הפיכת הצעת מחיר להזמנה, תיעוד אוטומטי של תקשורת הנעשית עם הלקוח ושליפת המידע בעיתוי הנכון.
זמינות ואבטחה גבוהה
שילוב של מערכת לניהול עסק המבוססת על ענן חוסכת עלויות שוטפות לארגון ותורמת לשמירה על רמת זמינות גבוהה מכל מקום ואמצעי כל עוד יש נקודת חיבור לאינטרנט. גיבויים יום יומיים הנעשים בענן מאפשרים לאחזר מידע במהירות, מתן גישה מוצפנת ונגישות למידע בהתאם להגדרות התפקיד של המשתמשים יתרמו לשמירה על רמת אבטחה גבוהה.
תקשורת פנים ארגונים שוטפת
באמצעות צ'טים פנימיים, יכולת לקשר משימות לשיחה, שיתוף קבצים במהירות וביעילות ודשברודים מובנים המאפשרים לאתר פערים ולטפל בהם ביעילות. כלים אלו זמינים במערכות CRM כמו זו של One Business One המאפשרת התאמה מרבית למשתמש ויכולת תקשורת פנים וחוץ ארגונית מתוך המערכת.
ייעול משימות בהתאם לעולמות תוכן:
כספים – הפקת חשבוניות, תשלום לספקים, תשלום חלקי, הדפסת צ'קים מתוך המערכת, ניהול מספר חשבונות בנק במקביל, מעקב תקציב, הפקת דוחות, מאזנים, דיווחים לרשויות ועוד.
מכירות – מעקב אחר לידים (פניות נכנסות מלקוחות) תיעוד שיחות עם לקוחות, פתיחת קריאות שירות, איתור כתבי אחריות במהירות והפעלתם, הפקת הצעות מחיר והפיכתן להזמנות, מתן הצעות למוצרים ושירותים משלימים ללקוח
מלאי – הפקת ספירות תקופתיות, הפקת דוחות, ליקוט באמצעות מסופונים
שירות– פתיחת קריאות שירות, תיעוד הפעילות, הפקת דו"ח קריאות פתוחות, דו"ח זמני טיפול ועוד. ושביעות רצון לקוחות
ייצור- פתיחת פקודות עבוד בהתאמה לצפי הזמנות עתידיות
רכש – הפיכת הצעת מחיר לדרישה ואז להזמנה, הפקת דוחות ייעודיים לשליטה על ההזמנות הפתוחות ותקציבי המחלקות
העבודה בסביבה מודרנית מאופיינת בריבוי משימות ודורשת כישורים רבים כמו יחסי אנוש, יכולת שכנוע, עבודת צוות, ניהול זמן ותעדוף משימות. עבודה עם תוכנה לניהול עסק מסייעת לעובדים לטפל בתהליכים העסקיים השוטפים, לעקוב אחר המשימות ביעילות ולהספיק יותר משימות בפחות מאמץ וזמן. עסקים צומחים המתמודדים עם אתגרים רבים יוכלו להפיק תועלת רבה מהגמישות שמציעה תוכנה לניהול עסק שתבוא לידי ביטוי ברמת שירות גבוהה יותר והעצמת צוותי העבודה.
>> כנסו למידע נוסף אודות ניהול עסק עם מערכת ERP