ניהול מחסנים הוא אתגר משמעותי וקבוע, איתו צריכים להתמודד עסקים רבים, גדולים וקטנים כאחד. במה כרוך ניהול מחסן, למה זה כל כך קריטי ואיך אפשר לעשות את זה בקלות וללא טעויות? כל מה שאתם צריכים לדעת על ניהל מלאי מחסנים.
מה זה ניהול מחסנים?
לא משנה אם אתם יצרנים, יצואנים, יבואנים, קמעונאיים או שיש לכם עסק מסוג אחר אשר מנהל מלאי, אתם ודאי יודעים כי ניהול מחסן חייב להיעשות בצורה מסודרת וחפה מטעויות. בין אם אתם מבצעים ניהול מלאי מחסנים בעצמכם, או משתמשים בחברה חיצונית לשם כך, אתם צריכים להיות מעודכנים תמיד בתמונת המצב המלאה של המלאי בעסק.
מדובר במשימה מורכבת במיוחד, שכן עליכם לדעת בכל רגע נתון בדיוק מה מצב המחסן, ותמיד להיות בטוחים שאתם לא נמצאים בחוסר או בעודף של מוצרים מסוגים שונים. זה חשוב מאוד, לא רק על מנת לדעת מתי מוצר מסוים עומד להיגמר ולבצע הזמנה לחידוש מלאי בזמן, אלא גם בשביל שתהיה להם היכולת להגיב במהירות ובצורה מושכלת במצבים שונים, ובכך לאפשר לעסק שלכם לצמוח ולשגשג.
טעויות שמתרחשות במסגרת ניהול מחסנים יכולות לעשות לכם ביוקר, ולכן חשוב להיות כל הזמן עם האצבע על הדופק. זה אומר שאתם מוכרחים לסדר ולנהל את המחסן בהתאם לצרכי העסק, לנתוני המכירות וההחזרות, לסוגי המוצרים ולמבנה הפנימי של החברה. כל זה עלול להתברר ככאב ראש לוגיסטי לא קטן ולא פשוט בכלל, אבל אתם לא חייבים להתמודד עם זה לבד.
ניהול מחסנים חכם עם מערכת ERP
בשנים האחרונות, נעשה קל יותר לשלוט באספקטים שונים של עסקים, בזכות התקדמות הטכנולוגיה. כיום, חלק גדול מהתהליכים והפעילות של החברה יכול להתבצע באמצעות מערכות שונות וחכמות, אשר מתממשקות למערכים השונים, מסייעות לנהל אותם וחוסכות זמן וכסף.
גולת הכותרת היא מערכת ERP – מערכת אשר מטפלת באופן רוחבי בכל צרכי העסק, ללא צורך בממשקים נפרדים לכל מחלקה. מערכת SAP Business One, בין שלל היתרונות שלה, מסוגלת לפשט באופן משמעותי תהליכים של ניהול מחסנים, על ידי מודול ייעודי שנקרא WMS – Warehouse Management System.
מה זה מערכת WMS לניהול מחסנים?
מערכת WMS הינה כלי אסטרטגי, לניהול תהליכים שונים של ניהול מלאי מחסנים: ניהול מלאי, קליטת רכש, החזרות, ליקוט ואריזה, ריענון מלאי וספירת מלאי. תוכנת WMS קולטת נתונים בצורה ממוחשבת, באמצעות מסופון סורק ברקוד קטן, ופשוט לשימוש, ובכך מייעלת את שרשרת האספקה, מקצרת את זמני הביצוע, מצמצמת למינימום האפשרי את כמות הטעויות, מסייעת לנצל באופן מושלם את שטח המחסן ומאפשרת לעסק לצמצם את כוח האדם.
איך זה עובד? ראשית, מבצעים אפיון מדויק, במטרה להתאים את מערכת WMS לצרכי העסק. כחלק מתהליך האפיון, נבנים עבור העסק שלכם מערכת ברקודים חד ערכית וגם מסד נתונים מסודר ואמין, אשר מבטיחים מניעה של טעויות בהמשך. התוצאה: כל סריקה של ברקוד עם המסופון, לא משנה לאיזה צורך, נרשמת באופן אוטומטי ומיידי במערכות העסק.
הסריקה היא פשוטה וקלה, על ידי הקלקה פשוטה על לחצן במסופון, ולכם רק נשאר לבצע ניהול מחסנים שוטף ללא הפרעות והסחות דעת. עם תוכנת WMS אפשר לבצע ספירות מלאי, להוציא משלוחים, לנפק ולקלוט סחורה בזמן קצר, והכל תוך שקיפות מלאה, וללא שגיאות. בנוסף, המערכת מסוגלת להמליץ לכם על דרכים לסידור המלאי בהתאם לתוקף ופרמטרים נוספים. מלבד המסופון, מערכת WMS מצריכה גם הדפסת מדבקות ורשת אלחוטית (או "ענן").
תוכנה לניהול מלאי מחסנים עוזרת לחסוך זמן וכסף יקרים, תורמת לשיפור שביעות הרצון של הלקוחות שלכם, ודואגת שתפיקו את המקסימום מהעסק ותפיקו תוצאות עסקיות מעולות, בכל הקשור ללוגיסטיקה. היא פעולת ללא צורך בממשקים נוספים, על בסיס נתונים יחיד ושרת אחד בלבד, ואינה מצריכה התאמות בינה לבין מערכת ה-ERP.
מעבר לזה, בזכות העובדה שהיא משולבת באופן מלא ב-SAP Business One, מערכת WMS מאפשרת לכם לנצל במידה אופטימלית מודולים רלבנטיים נוספים של מערכת ה-ERP, כמו המודול של ניהול מלאי, רכש ומכירות.
מה המאפיינים והיכולות העיקריות של מערכת WMS?
- קליטה וגריעה של פריטים מהמלאי – ניהול מלאי מחסן במהירות וללא מאמץ, מבלי לאבד אף פריט או לבזבז זמן על חיפושים ורישומים.
- ליקוט מלאי בשיטות שונות: לפי לקוח, פריט, אזור או קו חלוקה – אחד החלקים המורכבים של ניהול מחסן הוא הצורך ללקט ממנו מלאי לצרכים שונים. עם מערכת WMS הכול יעבוד אוטומטית, על פי מאפיינים שהוגדרו מראש ובצורה חכמה ועקבית.
- אריזה של משלוחים כולל הוצאת חשבונית מס ללקוח – אין ספק שטעויות במשלוחים יכולות לעלות לעסקים ביוקר, ובאיבוד לקוחות, כך שיש משמעות רבה באוטומציה של התהליך.
- פיזור באיתורים על פי המלצות המערכת – כלומר, פריקת סחורה וקבלת מלאי מתבצעת בצורה מהירה ויעילה, מבלי שאתם צריכים להשקיע יותר מדי זמן ומחשבה בתהליך.
- ספירות מלאי וריענון מלאי – ללא תוכנה לניהול מלאי מחסנים, מרבית החברות מסתפקות בספירת המלאי השנתית שחובה לבצע, ונתקלים בלא מעט קשיים. תוכנת WMS תאפשר לכם לספור את המלאי מתי שרק תרצו, ולרענן אותו בהתאם להיצע ולביקוש, על פי מבצעים שונים וכו'.
- בקרת איכות למלאי – מערכת WMS מאפשרת לגלות מידע באשר למוצרים מבוקשים (או לא מבוקשים), בקשר לכמות ההחזרות ובאופן כללי, בכל הקשור לאיכות המלאי שלכם.
- הדפסת מדבקות לפריט – כל פריט חדש נקלט במחסן ובמערכות בקלות, על ידי הדפסה של מדבקות המשויכות למסד הנתונים של העסק, ואותן ניתן לסרוק על ידי המסופון לביצוע הפעולות השונות.
- טיפול בהחזרות סחורה מלקוחות – ביצוע נקי, מהיר וללא טעויות, שיביא לשביעות רצון גבוהה מצד הלקוחות, ויגדיל את הסיכויים שהם יחזרו לעשות איתכם עסקים.
- מדידה של תהליכים באמצעות מערכת דוחות – צפייה בדוחות, בנתונים ובתהליכים השונים, באמצעות דשבורדים (לוחות מחוונים) נוחים ומותאמים אישית, אשר יסייעו לכם גם לדעת בדיוק מה קורה בזמן אמת, וגם להגיע למסקנות ולקבל החלטות מושכלות בנוגע לפעילות הנוכחית או העתידית של העסק.
מה היתרונות של תוכנת WMS?
- אוטומציה מלאה ונוחה של תהליכי ניהול מחסן – קליטה, ליקוט, אריזה, ריענון, ספירה.
- 100% מהימנות – כל הפעולות של מערכת WMS, וכל התהליכים המתרחשים בתחום של ניהול מחסן בעסק, נרשמים באופן אמין לחלוטין ובזמן אמת, על מנת למנוע בלבול. בנוסף, שימוש במערכת מצמצם את כמות טעויות הרישום וההקלדה של עובדי המחסן והמלקטים, ומונע כמעט לגמרי כל סיכוי לטעויות אנוש.
- יישום והטמעה מהירים – תוכנת WMS היא סביבת עבודה נגישה וקלה לאימוץ, כך שתוך זמן קצר כל העובדים הרלבנטיים יוכלו להשתמש בה ולנצל באופן הטוב ביותר את היכולות שלה במסגרת ניהול מחסנים.
- ייעול שרשרת האספקה – ניהול חכם של סדרי הליכה (זמני ליקוט) להוצאת מלאי המיועד לליקוט, בהתאם לאצוות ותאריכי תוקף, ויכולת לבצע ליקוט בשיטות שונות.
- ניצול מיטבי של שטח המחסן וצמצום בכוח האדם – כלומר, חיסכון משמעותי מאוד של משאבים.
- ניצול כלל היכולות של מערכת ה-ERP – מיצוי מיטבי של יישומי הקניות, המכירות והמלאי הקיימים במערכת SAP Business One. כמו כן, התבססות על מסד הנתונים והשרת של SAP Business One מבטיחה רישומי מלאי זהים בשתי המערכות.
- מדידה ומעקב – דוחות מובנים, טבלאות וגרפים שונים, למדידת יעילות, בקרה, ניטור ומעקב אחר מדדי איכות (KPI’s).
ניהול מחסנים חכם עושים עם WMS
לסיכום, אם אתם מתקשים בתהליכי ניהול מחסנים בעסק שלכם, כדאי מאוד לבדוק אפשרות של מעבר לשימוש ביכולות של מערכת WMS. תוכלו לשלוט טוב יותר על תנועות המלאי בכל רגע נתון ולייעל את פעילות המחסנים. באמצעות שימוש במסופון ובזכות שקיפות מלאה לכל תנועה, למחלקות השונות בשרשרת ההספקה, תוכלו לעבוד מהר יותר, יעיל יותר ועם ראש הרבה יותר שקט.
הטעמת מערכת WMS היא פשוטה, ואתם תהנו ממערך תמיכה מלא: הקמת מסד הנתונים הנדרש על מנת לעבוד באופן אוטומטי, התאמת היקף הציוד הנלווה לעבודה השוטפת והדרכת צוות העובדים אודות תפעול המערכת והמסכים השונים המנהלים את המידע.
