תוכנה לניהול מסמכים היא פלטפורמה אינטרנטית המאפשרת לכם לעבור לתיוק מסמכים מקוון, לצפות ולצרף מסמכים מקווים למערכת המידע הארגונית בלחיצת כפתור אחת. כיצד פועלת המערכת? מהן החלופות שעומדות לרשותכם? ולמה כדאי לכם לשלב אותה כחלק ממכלול הפתרונות למשרד מקוון?
כיצד פעולת המערכת לניהול מסמכים?
תוכנה לניהול מסמכים משמשת כארכיון מקוון בו ניתן לאתר מסמכים מכל שנה ומכל תחום בהתאם לצורך העסקי. את הארכיון המקוון מזינים עובדי הארגון על ידי סריקת מסמכים ממוחשבת ותיוקם בתיקיות בתוך הארכיון הדיגיטלי המשויך אל מערכת Sap Business One הארגונית. פתרון זה נועד להחליף את הארכיון הפיזי ולייעל את הארגון בהיבטים הבאים:
- חיסכון בזמן יקר באיתור קבצים או מידע ארגוני וכן באובדן זמן עבודה יקר הנובע מקטיעת רצף העבודה.
- חיסכון כספי – ברכישת קלסרים, דפי נייר וציוד משרדי, מדפסות, סורקים ומכונות צילום
בתוכנה לניהול מסמכים כל קובץ ארגוני נשמר באופן מקוון ומוצפן לחלוטין ונגיש רק למורשה גישה, שהוגדרו על ידי יוצר הקובץ.
איך בוחרים מערכת ניהול מסמכים?
בחירת מערכת ניהול מסמכים מתאימה לעסק היא החלטה משמעותית המשפיעה על יעילות העבודה השוטפת ועל רמת האבטחה הארגונית. כדי לבחור נכון, חשוב להתייחס למספר קריטריונים מרכזיים:
התאמה לצרכי הארגון – בחנו האם המערכת מספקת מענה לסוגי המסמכים השונים בארגון שלכם, כולל חשבוניות, חוזים, הזמנות ומסמכים משפטיים. מערכת טובה צריכה להיות גמישה ולאפשר הגדרות מותאמות אישית לכל סוג מסמך.
יכולת אינטגרציה – ודאו שהמערכת מסוגלת להתממשק בקלות למערכות הארגון הקיימות, במיוחד למערכת ה ERP. שילוב עם מערכת SAP Business One, לדוגמה, מאפשר לשייך מסמכים ישירות לישויות עסקיות כמו לקוחות, ספקים והזמנות – ובכך לייעל את תהליכי העבודה.
רמת אבטחה והצפנה – בדקו שהמערכת מציעה הצפנה מלאה של הקבצים, ניהול הרשאות גישה מדורג ושמירה על רציפות עסקית גם במקרי חירום. מערכת מאובטחת מגנה על המידע הרגיש של הארגון ועומדת בדרישות הרגולציה.
נגישות ונוחות שימוש – בחרו מערכת המאפשרת גישה מכל מקום ומכל מכשיר, עם ממשק אינטואיטיבי שמעודד את העובדים לתייק מסמכים באופן שוטף. ככל שהמערכת קלה יותר לשימוש, כך האימוץ בארגון יהיה מהיר ויעיל יותר.
תמיכה ושירות – וודאו למערכת ישנה גם תמיכה טכנית זמינה, הדרכות לצוות ומענה מהיר בעת תקלות. ליווי מקצועי לאורך כל הדרך מבטיח הטמעה מוצלחת ושימוש מיטבי במערכת.
מהן החלופות העומדות לרשותכם?
עסקים בתחילת דרכם מתייקים מסמכים דיגיטליים בתיקיות המחשב- לפתרון זה יש מספר יתרונות וחסרונות:
יתרונות – זהו פתרון זול ואינו מצריך השקעה בתוכנה מסוימת, קל לאתר את המסמכים על ידי הקלדת ערכים או את שם הקובץ המלא, ניתן לאתר מסמכים גם על ידי תאריך יצירה.
חסרונות – התיקיות אינן נגישות לכל עובדי הארגון , למחשב יש הגבלת נפח אחסון וקבצים כבדים מאטים את קצב העבודה שלו ומעמיסים עליו. אם וירוס חדר למחשב- ישנה סכנה, שהמידע הארגוני יזלוג ויגיע לגורמים עוינים.
פתרון נוסף העומד לרשות העסקים הוא לנהל תיקיית רשת, במטרה לתת מענה לצורך לשיתוף קצבים. על אף שפתרון זה מבטיח, אינו מצריך שום השקעה חיצונית בתוכנה וסה"כ נגיש וזול זהו לא פתרון מושלם וזאת כיוון, שלא ניתן לגשת לתיקיות אלו מחוץ למחשבי הארגון ויותר מכך, כאשר אדם אחד מבצע שימוש בקובץ או מעדכן אותו, אדם אחר לא יוכל לעשות זאת באותה העת. סיבה נוספת לכך שעסקים זנחו פתרון זה וחיפשו דרכים חלופיות לנהל באופן מקוון את המסמכים שלהם היא היעדר הצפנה והגנה וכמובן הגבלת נפח האחסון.
תוכנה לניהול מסמכים מקוונת מאפשרת לארגון לנהל את כל המסמכים בהצפנה מלאה, לשייך אותן על ידי לחיצת כפתור אחת לישויות שונות במערכת, מעודדת תיוק מהיר בעת יצירת המסמך ולא פחות חשוב מאפשרת נגישות קלה ונוחה השומרת על רצף העבודה.
מדוע כדאי לשלב תוכנה לניהול מסמכים כחלק ממכלול הפתרונות המקוון?
עסקים שועטים קדימה וכחלק ממגמה זו מחפשים פתרונות מקוונים לנהל את הפעילות העסקית ביעילות וללא שרכים – כלומר ללא הוצאות, שכיום נחשבות למיותרות – השכרת משרד קבוע, שימוש בשרתים פנים ארגוניים (אלא אם כן מדובר על צורך עסקי מובהק) שימוש במדפסות וביצוע הנהלת חשבונות ידנית וכן תיוק מסמכים באופן ידני. תוכנה לניהול מסמכים היא פתרון מקוון, מוצפן, בטוח וקל לאימוץ, המאפשר נגישות למידע הארגונית מכל מקום בפשטות ובקלות תוך שמירה על הרציפות העסקית.
