יחד עם צמיחת העסק שלך, צומחים גם שרשרת האספקה ותמהיל המוצרים, מעל ומעבר למה שהיית רגיל אליו כשהקמת את העסק. עסקים בינוניים, ובייחוד אלו שהתחילו את דרכם כעסקים קטנים, נתקלים בקשיים בניהול מלאי זה של מוצריהם וכאמור, שרשרת האספקה שלו, בכדי לספק זמינות מרבית הן בתוך החברה והן ללקוח הקצה. כיצד מנהלים מלאי בעסק שכזה, בכדי להאיץ את צמיחתו ושפר את ביצועיו? כאן, כאמור, מופיעות שלוש בעיות: קושי בניהול שרשראות הפצה מורכבות; קושי בהרחבת תמהיל המוצרים; והגדלת המלאי בכדי להבטיח זמינות של מלאי המוצרים.
ניהול שרשרת ההפצה בעסק הצומח
בשוק המשתנה-תדיר של ימינו, הסחר הבין-לאומי המהיר, שלא לדבר על מסחר אלקטרוני (eCommerce), דורש מהעסק לנהל שרשרת הפצה מורכבת. אף בעסק הקטן, בעיה זו מהווה מכשול בפני צמיחתו של העסק, ובעסק הבינוני, הבעיה עלולה להוביל לשיתוק כולל של הפירמה. כאן קיימים שלושה אתגרים בהתאמת שרשרת ההפצה לדרישות השוק: התאמת שרשרת ההפצה לשוק (מה שמגדיל את מורכבותה); הרחבת תמהיל המוצרים בכדי להציע מגוון אפשרויות בחירה ללקוח; ווידוא מלאי זמין (כאשר קיים סיכון להשקעה של עודף הון שוטף). התוצאה היא שרשרת הפצה מורכבת יותר ויותר, כולל זמני הובלה ארוכים יותר, קשיים במעקב אחרי פריטים בשרשרת ההפצה; ובעיות באופטימיזציה של המעקב אחרי המלאי.
כיצד פותרים בעיות אלו? אחת השיטות הבדוקות לשכלול שרשרת ההפצה וכפי שנראה בהמשך, הגדלת תמהיל המוצרים, היא שימוש בתוכנות לניהול מלאי, ובפרט כאלו המשתלבות עם ה-ERP של העסק. תוכנות כאלו, יכולות לחזות מראש ביקושים, לבצע אופטימיזציה של המלאי, להזמין חידוש מלאי באופן אוטומטי, ולהתאים את ההיצע לשינויים תקופתיים או עונתיים בביקוש. ניתן גם להשתמש בתכונות של ניהול קידום מכירות, תכנון רב-מוקדי, וניהול ספקים.
הרחבת תמהיל המוצרים
כשהעסק גדל, עולה הצורך להגדיל ולהרחיב את תמהיל המוצרים שבו. יש צורך הולך וגדל לעקוב אחרי יחידות המצאי והמלאי השונות (Stock Keeping Units – SKI), בכדי לעקוב אחרי המלאי. לרוב העסק נדרש להפחית את רמות המלאי בכדי להתמודד עם תוספת קווי-מוצר חדשים. לעתים מצטברים במחסנים מוצרים ישנים, שלא ניתן למכור אותם. התוצאה היא עלייה בהוצאות התפעוליות וחוסר מקום במחסנים. זאת מאחר ולמוצר במלאי יש מחזור חיים משלו, כאשר מוצר חדש דורש מלאי קן, אך לאחר מכן הביקוש מזנק, מה שדורש הגדלה מהותית של המלאי, ולבסוף, הביקוש יורד שוב, עם כניסת מוצרים מתחרים לשוק, ויש צורך אקוטי להיפטר מעודפי מלאי. גם כאן יש חשיבות רבה, כפי שראינו לעיל, לתוכנות ניהול מלאי, המאפשרות שינוי דינאמי בהזמנות ובמלאי, המותאם למחזור חיי המוצר.
הגדלת המלאי וזמינותו
לבסוף, עם העלייה בביקוש למוצר, נדרשת הגדלה מהותית של המלאי שלו. עסקים רבים חוששים, ובצדק, מעודפי היצע. לפני עשור, היה סביר לבקש מהלקוח להמתין מספר שבועות עד לחזרת המוצר למלאי, אך כיום – הוא פשוט ילך למתחרה המקומי, או פשוט יזמין מסין, שם עשרות אלפי עסקים מציעים בזול מוצרים מקבילים. על כן, חובה לדאוג לזמינות מתמדת של המלאי בחברה. תוכנות מודרניות לניהול מלאי מסוגלות לחזות מראש ביקושים למלאי, מה שיאפשר להזמין מראש מלאי שיענה על ביקוש הלקוחות, וזאת מבלי להסתכן יתר על המידה בהזמנת מלאי מופרז ש"ייתקע" במחסנים.
ראינו, אם כן, כי תוכנות לניהול מלאי, ובפרט כאלו המתחברות ל-ERP של החברה, מועילות מאוד בהתאמת המלאי בפירמה לדרישות השוק והלקוחות המשתנות תדיר. חשוב לרכוש ולהתקין את התוכנות העדכניות והחכמות ביותר הזמינות בשוק, שיאפשרו לעסק להתבלט ולנצח בתחרות מול מתחריו.
