חשבונית במייל הפכה לעניין רווח בקרב עסקים המבססים את פעילותם בעולמות הדיגיטל בין אם מפעילים חנות מקוונת ובין אם מציעים שירותים, שאינם מצריכים הגעה לבית הלקוח. כדי לחסוך בזמן ומשאבים הכרוכים בהפקת חשבוניות הם עוברים לשירותי שליחת חשבונית במייל ומייעלים בכך את תהליכי הניהול העסקיים. מהי חשבונית במייל? כיצד היא בנויה? ומה יתרונותיה? כל המידע כאן בכתבה.
מהי חשבונית במייל?
חשבונית במייל מוכרת גם בשם חשבונית אונליין והיא נועדה להחליף בפועל את החשבונית הידנית, המופקת וממוספרת בפנקס חשבוניות פיזי. מעמדה המשפטי של חשבונית במייל זהה לחלוטין למעמדה המשפטי של החשבונית הפיזית, כיוון שהיא מגובה במערך של חתימה דיגיטלית מקוונת, המאפשר אימות דו שלבי מוצפן ומאושר עלפי חוק החתימה הדיגיטלית משנת 2001. החשבונית מופקת בפלטפורמה אינטרנטית פשוטה שלא נדרשת להתקנה מקומית על גבי המחשב ובעלת ממשק משתמש קל ונח לתפעול.
אילו תכונות יש לתוכנה להפקת חשבוניות מקוונות?
- אפשרות להפקה מגוונת של מסמכים: דרישת תשלום, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, קבלה בלבד, הצעת מחיר וכדומה- הדבר מקל מאוד על בעל העסק ותורם לאחידות הנראות במסמכיו השונים.
- ניתן לצרף לחשבונית את לוגו העסק ולזהות אותה עם בעל העסק
- ניתן לבחור בין מספר תבניות מוגדרות מראש המקלות על קריאת החשבונית
- תוכנה להפקת חשבוניות אונליין מאפשרת לבעל העסק לנהל את רשימת הלקוחות שלו לרבות: פרטי ההתקשרות עמם ומספר ח.פ כך שבכל עת שהוא מפיק חשבונית הוא יוכל לבחור את הלקוח המתאים בהקלדת ערכים משמו או בחירה מתוך רשימה
- התוכנה מאפשרת מעקב אחר שירותים מוצרים מובנים- כך שבמקום לכתוב שוב ושוב בכתב יד את שם המוצר או השירות, בעל העסק יוכל לבחור מוצרים או שירותים ולהציב אותם בשורת החשבונית מתוך רשימה מובנית מראש- הדבר כאמור חוסך זמן רב
- חתימה אלקטרונית מאושרת – המבטיחה שהמסמך הנשלח מאומת, מקורי ולא ניתן להעתקה
- אפשרות להפיק חשבונית מקורית והעתק נאמן למקור
- מספור רץ למספר סוגים של מסמכים
- מערכת דוחות למעקב אחר החשבוניות שהופקו וכן למעקב הכנסות ודיווחים לרשויות המס
- אפשרות שליחה גורפת של חשבוניות למספר לקוחות ובמספר חיתוכים.
- שליחת דוחות גיול (דוחות מצב ללקוח) לפירוט כמות החשבוניות הפתוחות
- אפשרות לשילוב מערכת החשבוניות בתוכנת ה-ERP הארגונית
אילו יתרונות תוכלו להפיק מהשימוש בפלטפורמה?
בימים בהם כל בעל עסק מעביר את הפעילות השוטפת לערוצים דיגיטליים, הי שהחשבונית המקוונת תסייע לו בהשלמת התהליכים העסקיים. את החשבונית הדיגיטלית הוא יוכל לחבר לאתר המכירות של העסק ולמערכת הסליקה ובכך להשלים תהליכי מכירה באופן אוטומטי ובלחיצת כפתור- ללא כל טרחה או התכווננות מיוחדת לנושא. השימוש במערכת כה פשוט, נגיש ומהיר עד שגם עסקים, שעובדים בתחומים שאינם מבוססים על האונליין מעדיפים אותו על פני הפקת חשבוניות ידניות. בנוסף, בסוף כל חודש ניתן להגדיר מראש שליחה של דו"ח הכנסות למחלקת הכספים או לרואה החשבון המלווה את העסק ולבצע מעקב שוטף על תזרים הכספים הארגוני-מכל מקום בו יש נקודת אינטרנטית. הכניסה למערכת החשבוניות מוצפנת על ידי סיסמה והמידע מאובטח ומוגן על בסיס שרתי הענן.
לפרטים נוספים על השירות צרו קשר
