חשבוניות מס ממוחשבות מייעלות את תהליכי המכירה ומבטיחות שהנהלת החשבונות תתבצע על הצד הטוב ביותר. מהם המרכיבים של תוספי החשבוניות הטובים ביותר למערכות מידע ארגוניות? כל המידע לפניכם.
לאחר שנים רבות שעסקים התרגלו להפיק חשבוניות וקבלות באופן ידני ללקוחותיהם ולנהל את תזרים המזומנים, לרבות ההוצאות וההכנסות על דף נייר או באמצעות טבלת אקסל – המצב השתנה והקדמה הטכנולוגית תפסה את מקומה גם בעולם החשבונאות עם פלטפורמות דיגיטליות להפקת חשבוניות ושליחתן ללקוח באמצעות הדואר האלקטרוני או באמצעות אפליקציות מסרים שונות. השינוי הביא למספר תמורות חיוביות ביניהן מעבר לסביבת עבודה נטולת נייר, ריכוז כלל הפעילות החשבונאית על גבי פלטפורמת ענן מאובטחת וקבלת גישה מוצפנת למערכת הנהלת החשבונות מכל מקום עם חיבור אינטרנטי.
לפניכם הדגשים החשובים לבחירת תוסף חשבוניות מס ממוחשבות לעסק שלכם:
עמידה בתקנות רשות המיסים
עסקים המעוניינים לשלוח חשבוניות דיגיטליות ללקוחות נדרשים לעמוד במספר תנאים ביניהם הפקת חשבונית בלעדית לכל לקוח ולקוח בצירוף של חתימה דיגיטלית על פי חוק חתימה אלקטרונית ותיקונים בהורדת ניהול פנקסים סעיף 18ב משנת 2004. כאשר החתימה הדיגיטלית נשמרת בשרת הענן ומבוססת על מנגנון המחייב אימות דו-שלבי המבטיח מניעת זיופים.
נגישות ושימוש קל
תוסף חשבוניות מס אשר מופעל על פלטפורמת הענן מאפשר נגישות לכל למערכת הנהלת החשבוניות מכל מקום עם חיבור אינטרנטי באופן מוצפן ומאובטח. התוסף עצמו מספק סביבת עבודה נוחה וקלה לאימוץ , להתמצאות ולתפעול ובאמצעותה ניתן לבצע מספר פעולות כמו שליחת חשבוניות למספר לקוחות על פי חתכים שונים, כמו חשבוניות בחריגה, חשבוניות פתוחות וכן הלאה, כמו כן קיימת אפשרות להדפיס חשבוניות בתבניות שונות, שליחת דוח גיול (דוח מצב) ללקוח, שליחת חשבוניות במסרון ישיר ללקוח וזאת בהתבססות על נתוני הלקוח במערכת ה-ERP הארגונית והפקת חשבוניות גם בשפה האנגלית.
בחירה במסלול תשלום גמיש
תוסף להפקת חשבוניות דיגיטליות הוא שירות נוסף שאותו ניתן לרכוש ולממשק אל מערכת ה-ERP הארגונית, באמצעותו ניתן להשלים את תהליכי המכירה ולהקל על עבודת הנהלת החשבונות. כיום ישנם מספר מסלולי תשלום לשימוש בתוסף, כאשר ברוב המקרים מוטב להעדיף תשלום על פי שימוש כלומר על פי מספר הפעמים שנעשתה שליחת חשבונית ללקוח, כך ניתן לדעת שאתם משלמים בדיוק על מה שאתם מקבלים, ורוכשים חבילה המותאמת לצרכים הממשיים שלכם. כמו כן כיום העדיפו תוספים המאפשרים התקשרות גמישה אותה תוכלו לבטל בכל עת ללא קנסות וללא כל התחייבות מוקדמת מצדכם.
עסקים הבוחרים בתוסף חשבוניות דיגיטליות למערכת ה-ERP הארגונית שלהם חוסכים בזמן מנהלות יקר הכולל כתיבת חשבונית, החתמה ידנית, שליחת החשבונית, דוחות מצב, דרישות תשלום בדואר או במסרון ווידוא קבלה מלקוח. עבור עסקים בסדר גודל קטן ובינוני מדובר על פתרון נוח המאפשר לחסוך במשאבי כוח אדם, נייר וזמן בהיקף של כ-75% . באמצעות המערכת ניתן לקבל אישור שהלקוח פתח את המסרון או הדואר האלקטרוני וקיבל את החשבונית.
