בעידן המבוסס על ידע ונתונים בינה עסקית היא לא עוד מוצר מדף אלא כלי מהותי לקבלת החלטות עסקיות. מערכת בינה עסקית מאפשרת לעסקים לקבל תמונת מצב רחבה ומקיפה על הפעילות העסקית ואף גם תורמת לזיהוי מגמות ודפוסים נסתרים בתוך הדאטה, שניתן להתחקות אחריהם באמצעות מעקב ותצוגה של מידע. כיצד בוחרים חברת BI? הנה כמה דגשים שכדאי להכיר.
הבדלים בין מוצרי BI
כדי לבחור את חברת ה-BI המתאימה ביותר חשוב להבין את מוצר הבינה העסקית שהיא משווקת: בשוק ישנם שלושה מוצרים עיקריים לבינה עסקית: הראשון מערכות המבססות על דוחות מובנים, ואינן מאפשרות חקירה של הדאטה על בסיס לוח המחוונים (הדשבורד) אלו הן מערכות לצפייה בלבד, ומטרתן לרכז מידע רוחבי בדו"ח אחד ולהפיץ אותו לגורמים פנים ארגוניים. הסוג השני של המערכות משלב בין לוח מחוונים, שאותו ניתן להגדיר בהתאם לצורך העסקי, לגרור עצמים, להוסיף טבלאות, תרשימים, רשימות, גרפים, שעונים ומפות ולהפיק דוחות בשתי דרכים: או בשיטת Drag & Drop או בבחירת דו"ח מובנה מתוך רשימת דוחות מוגדרת. הסוג השלישי של המערכת מאפשר גמישות מלאה לחקירת הדאטה על גבי הדשבורד עצמו ומאפשר אף הוא להפיק דוחות בשיטת Drag & Drop או בחירת דוחות מתוך רשימה מובנית.
כל שלושת סוגי מערכות הבינה העסקית מחוברות למערכות הניהול הארגוניות : ERP, CRM, מערכת ייצור, הנהלת חשבונות וכן הלאה ולעיתים אף מחוברות למקורות חוץ ארגוניים. המערכת המתאימה ביותר לארגון היא זאת שעונה על הצרכים שלו ופוגשת את המשאבים שלו. ולכן בטרם פנייה לחברת ה-BI חשוב להבין איזה סוג מוצר בינה עסקית עונה לצרכי הארגון ולאחר מכן לאתר את חברות ה-BI המספקות מוצר זה- בכל מקרה היוועצו ובקשו להתנסות בתוכנת דמו.
מדדים של איכות ושירות
בדומה למערכות לניהול משאבים ותהליכים בארגון, גם מוצר ה-BI נועד לשרת את העסק לטווח הארוך, ולכן חשוב לבחור בספק BI המציע מעטפת שירותים התואמת את היקף הארגון, צרכי הארגון, תשתיות הארגון והמשאבים שהוא מקצה לנושא. הנושאים שיש לשים עליהם את הדגש הם:
מקצועיות – חברת BI נדרשת לידע טכני המאפשר לה לחבר את מערכות הארגון אל כלי ה-BI
חדשנות– בחנו את איכות המוצר, האם הוא מציע לוחות מחוונים הניתנים להתאמה? האם ניתן להפיק באמצעותו דוחות באופן עצמאי ללא תלות באנשי פיתוח (בשיטת הבחירה והגרירה)
התאמה עסקית– האם החברה "מדברת בשפה המקצועית" של בית העסק. האם היא יודעת לתרגם את עולמות התוכן, הצרכים והדרישות הארגוניות ללוח מחוונים, שנותן מענה לצרכי היום-יום, האם היא מעמידה לרשות בית העסק צוות הדרכה והטמעה, שייסע לקליטה המיטבית של המערכת.
חשוב לציין, שלא פעם ארגונים הטמיעו כלי BI שבתחילת הדרך נראו מבטיחים אך במבחן התוצאה ננטשו עוד בשלב "הפיילוט" התאמה לשפה העסקית, לצרכים העסקים, למשאבים ויכולת לתת תמיכה ושירות שוטפים הם הבסיס להצלחת הטמעת הכלי ושילובו בתרבות הארגונית השוטפת.