באמצעות SAP ניתן לעקוב אחר המלאי במחסן בזמן אמת. כל תנועה שמוסיפים מעדכנת את רמות כמויות המלאי, ואם משתמשים במלאי תמידי היא תעדכן גם את הערך הכספי.

SAP מאפשר לבחור בין הפעלת ‘מלאי תמידי’ – מעקב אחר הערך הכספי המשתנה בעקבות הוספה או הסרה של כמויות מלאי – לבין הנהלת חשבונות שאיננה כוללת תכונה זו.

מנהלה ← אתחול מערכת ←פרטי חברה ←אתחול בסיסי ← תיוג “הפעלת מלאי תמידי".
אם בוחרים באפשרות זו, כל תנועת פריטי מלאי משתקפת גם בחשבונות הקשורים למלאי.
הערה: לאחר שנרשמת תנועת המלאי הראשונה, אפשרות זו הופכת לבלתי זמינה ולא ניתן לשנות את מצבה.

SAP מאפשר לנהל את כל הפריטים שחברה קונה, מייצרת, מוכרת או מחזיקה במלאי. ניתן להגדיר גם שירותים כפריטים, אם כי הם רלוונטיים אך ורק למכירות.
כרטיס פריט משמש להזנה, לחיפוש ולתחזוקה של מידע כללי הנוגע לכל סוגי הפריטים.
מלאי ←כרטיס פריט.

מלאי ←כרטיס פריט- לשונית ‘נתוני מלאי’.
כרטיסייה זו משמשת להזנה והצגה של נתוני מחסן לפריט.
• שדה ‘קבע חשבונות לפי’- ניתן לקבוע שיטת חשבון אשר תשמש כברירת מחדל לפריט ברמת מחסן/קבוצת פריטים/ פריט.
• ניתן להזין את יחידת המידה של הפריט- לדוגמא קופסה, קרטון וכו’.
• ניתן להזין את משקל הפריט ויחידת המשקל.
• ‘נהל מלאי לפי מחסן’- תיוג תיבה זו, מגדיר את שיטת החישוב עבור דרישת רמת מלאי. ניתן להגדיר כמות מינימלית ומקסימלית הדרושה עבור פריט ברמת החברה או ברמת המחסן.
• ניתן לבחור מחסן ולהגדירו כמחסן ברירת מחדל עבור הפריט ע"י לחיצה על ‘קבע כמחסן ברירת מחדל’.

לאחר הזנת ההעדפות האישיות יש ללחוץ ‘עדכן’ ו’אשר’.

ניתן להעביר פריט לבלתי פעיל ע"י כניסה למלאי ←כרטיס פריט← תיוג אפשרות ‘בלתי פעיל’ בכרטיס הפריט ואז הוא לא יוצג במסמכים. לחץ על ‘עדכן’ ואז ‘אשר’.

לא. זהו שדה ייחודי, לא ניתן להגדיר את אותו קוד לשני פריטים שונים במערכת.

מלאי ←מחירונים ←מחירונים.
לחיצה על שם מחירון ושינוי לשם המבוקש.
הערה: אין אפשרות לשנות את השם של מחירון הקנייה האחרון ושל המחירון האחרון שחושב.

כן. ניתן להגדיר מחירים בשלושה מטבעות שונים עבור אותו מחירון. לפי מטבע המסמך, המערכת מזהה באיזה מחיר לבחור.

הגדרת מקט לקוח/ספק היא לפי פריט בהגדרת כרטיס לקוח או ספק.
ניתן להכנס לכרטיס לקוח או כרטיס פריט, לחצן ימני ← מקט לקוח/ ספק.

בטבלה שנפתחת יש להגדיר את המק"ט לפי קוד הכרטיס או ההפך.

יש להיכנס לתפריט מלאי← כרטיס פריט← בכרטיסיית ‘נתוני מלאי’, במידה ומעוניינים לבטל את הגדרת ברירת המחדל למחסן, כך שאף מחסן לא יהיה מוגדר כברירת מחדל, יש לסמן את השורה אחת אחרי האחרונה בטבלת המחסנים (שורה ריקה) וללחוץ

על ‘קבע כמחסן ברירת מחדל’.

ניתן לבטל את האיתור במחסן רק אם אין מלאי של פריט באיתור במחסן.

יש להיכנס לתפריט מלאי← איתורים במחסנים ← מאפייני איתור במחסן- תיוג ‘לא פעיל’.
לאחר שאיתור במח סן הופך ללא פעיל לא ניתן עוד להשתמש בו למטרה כלשהי, אלא רק לאחר שיופעל שוב.

יש להיכנס לתפריט ← מלאי← דוחות מלאי ← רשימת איתורים במחסנים.

בחלון שנפתח יש להזין העדפות לאיתורים שברצונך להציג בדוח.

יש צורך בביצוע ספירת מלאי באופן תקופתי כדי לוודא שהכמויות הזמינות בSAP זהות לכמויות הפיזיות במחסנים. בד"כ עושים ספירת מלאי ולא תנועת מלאי כאשר יש כמה סופרים. לאחר מכן בוחרים באיזה ספירה רוצים להשתמש ומעבירים אותה לתנועת מלאי ע"י לחיצה על “העתק אל תנועת מלאי".

מלאי ← תנועות במלאי ← תנועות ספירת מלאי ← ספירת מלאי/תנועת מלאי
הערה: לא ניתן לשנות תנועת מלאי לאחר הוספה.

כניסה למלאי ← תנועות במלאי ← תנועות ספירת מלאי ←ספירת מלאי/תנועת מלאי.
ניתן לעדכן כמויות באמצעות אחת מהאפשרויות הבאות:
• עדכון ידני ע"י הוספת רשומה חדשה.
• לחיצה על “הוסף פריטים"← ייבוא פריטים- מאפשר ייבוא כמויות מקובץ EXCEL, יש צורך לסדר את הקובץ בהתאם לעמודות בSAP.
• לחיצה על “הוסף פריטים"← בחר פריטים- מאפשר תצוגה של כל הפריטים במערכת ועדכון כמויות באופן ידני לכל פריט.

כל עוד הפריט אינו מנוהל מלאי, אין אפשרות להציג דוח צריכה/מכירה של פריט זה.

הערה: אין אפשרות להגדיר את הפריט כמנוהל מלאי אם כבר קיימות תנועות עבור פריט זה.

יש להיכנס למלאי← דוחות מלאי← אלפון פריטים ומחירונים.

ניתן לסנן את תוצאות הדוח לפי פריטים/קבוצות/מאפיינים.

יש להוסיף ולהוריד את העמודות הרצויות ולייצא לאקסל.

יש להיכנס למלאי← דוחות מלאי← מצב מלאי.
בחלונית שתפתח יש למלא את הפרטים הרצויים לחיתוך הדוח ואז “אשר".

ישנו דוח נוסף שמפרט את המלאי לכל מחסן בנפרד- “דוח יתרות במחסנים".

כרטסת הפריטים מאפשרת לצפות בתנועות שהתרחשו במערכת על בסיס קריטריונים ואפשרויות מיון שונות. ניתן להפיק דוח למחסנים על בסיס פריט/כרטיס/העדפה אישית (כגון מחסן או איש מכירות).

יש להיכנס לתפריט← מלאי← דוחות מלאי← כרטסת פריטים.

יש להיכנס לתפריט← מלאי← דוחות מלאי← רשימת חריגים.

דוח רשימת חריגים מאפשר צפייה במסמכי מכירות ורכש פתוחים, כולל חשבוניות שריון רכש וחשבוניות מס שטרם שולמו במלואן.

הערה: מסמכים שנסגרו או בוטלו אינם מופיעים בדוח.

יש להיכנס לתפריט← מלאי← דוחות מלאי← דוח טיוטות מסמכים.

בחלון שנפתח יש להזין העדפות להצגת הטיוטות בדוח.

יש להיכנס לתפריט← מלאי← דוחות מלאי← דוח מחירים אחרונים.

דוח זה מציג את מחירי הקנייה והמכירה האחרונים של פריט, לכרטיס מסוים או לכל הכרטיסים.

על מנת להפיק את הדוח יש להזין את הנתונים הדרושים ולאחר מכן ללחוץ על ‘סרוק’.

יש להיכנס לתפריט← מלאי← דוחות מלאי← פריטים לא פעילים.

יש להזין את הנתונים הדרושים ולאחר מכן ללחוץ ‘אשר’.

הדוח יציג את רשימת הפריטים שאינם בשימוש עבור תנועה שהוגדרה מתאריך שצוין.

יש להיכנס לתפריט← מלאי← דוחות מלאי← דוח תנועות מספרי אצוות. יש להזין העדפות על מנת לקבוע אילו תנועות יוצגו בדוח.

כרטיסייה ‘תאריכים’- קבע את טווח תאריכי הדוח לפי תאריכים מועדפים.

כרטיסייה ‘ספרורים’- קבע את טווחי הספרור.
כרטיסייה ‘מחסן’- ציין את טווח המחסנים.
כרטיסייה ‘כרטיס’- ציין את טווח הכרטיסים המעורבים בתנועות האצווה.