נכנסים דרך התפריט ל’מכירות’ ובוחרים את המסמך שנרצה להפיק (חשבונית מס / הזמנה וכו’).

יש לבחור לקוח/ספק מתוך רשימת הכרטיסים הקיימת במערכת באמצעות כפתור TAB או לחיצה על אייקון

יש להיכנס לחלון מסמכים הרצוי (מכירותß חשבונית מס/ הזמנה)
וללחוץ בסרגל הכלים על החץ  ‘רשומה אחרונה’ או קיצור מקלדת      Ctrl+

כמו כן ניתן לדפדף בין המסמכים באמצעות אייקון  בסרגל.

תאריך אסמכתא– תאריך הפקת המסמך/תאריך הרישום בספרים.
תאריך ערך– תאריך פירעון. נגזר מתנאי התשלום של הלקוח/ספק.
תאריך מס– תאריך מסמך משמש לרוב לסינון דוח מע"מ או עבור רישום הוצאות עד חצי שנה אחורה.
תאריך דיווח למע"מ– שדה תאריך חדש המשתמש לסינון דוח מע"מ.

יש להיכנס למסמך הרצוי > לעבור למצב חיפוש ע"י האייקון ‘חיפוש’  בסרגל או ללחוץ במקלדת על Ctrl +F (ניתן לראות את שגל שדות החיפוש הפכו לבצע צהוב) > יש ללכת לשדה ‘תאריך אסמכתא’ ולהזין את התאריך הרצוי.

במידה וזכור לך מס המסמך שהופק יש להיכנס למסמך (למשל ל’חשבונית מס’)  לעבור למצב חיפוש ולרשום את מס’ המסך (למשל מס’ 93) בשדה העליון השמאלי וללחוץ על ‘חפש’:

במידה ומס’ המסמך שהופק אינו ידוע, יש לחפש בשדה לקוח את הלקוח/הספק הרצוי ויתקבלו כל החשבניות שהופקו ללקוח/ספק זה.

ניכנס למסמך שנרצה לבדוק. למשל, אם נרצה לראות את כל החשבוניות מס הפתוחות, נלך ל’מכירות’ ß ‘חשבוניות מס’ נעבור למצב חיפוש ובשדה ‘מצב’ נבחר את המצב שנרצה לראות (חשבוניות פתוחות / סגורות / מבוטלות וכו’).

במידה וארצה לראות מסמכים פתוחים ללקוח/ספק ספציפי, אכניס בחיפוש גם את הלקוח/הספק.

כאשר נמצאים במסמך, ניתן להתאים אישית את השדות בכל חלון או מסמך במערכת על ידי לחיצה על אייקון ‘העדפות למסמך’

לחיצה על האייקון בתוך מסמכים תפתח את החלון הבא:

בלשונית עיצוב טבלה– מאפשרת להציג ולהסתיר שדות במסמך ולעדכן שדות כלא פעילים.
בנוסף, ניתן לסדר את אופן הצגת העמודות בטבלה על ידי לחיצה ארוכה עם העכבר על שם השדה אותו נרצה למקם וגרירה מעלה ומטה למיקום הרצוי.

יש לפתוח את החלון הרצוי, למשל הצעת מחיר.
לחץ לחיצה ממושכת על מקש  Ctrl  ולחץ פעמיים על שם השדה שברצונך לשנות. למשל שדה ‘איש קשר’
יפתח חלון שינוי תיאור:

שם השדה הנוכחי יופיע בשדה תיאור מקורי. הזמן את שם השדה החדש בשדה ‘מלל חדש’.

על מנת לקבל את רשימת ההזמנות הפתוחות יש להכנס לכותרת “מכירות" במסך הראשי, ללחוץ על “דוחות מכירות" ולבחור “פריטים בהתחייבות". ניתן לחתוך את הדוח לפי תאריכים, לקוחות ו/או מספרי הזמנה. דוח זה מציג את כל שורות הפריטים שעודן פתוחות בהזמנות.

כניסה להצעת המחיר המבוקשת  > קליל ימני > בטל/סגור

במקרה שההצעה נמשכה חלקית ניתן  לבצע רק > סגור

כניסה להזמנה המבוקשת > קליל ימני > בטל/סגור

*במקרה שההזמנה נמשכה חלקית ניתן לבצע רק > סגור

יש לבצע פעולת החזרה.

כניסה לתעודת משלוח המבוקשת > לחיצה בתחתית המסמך על ‘העתק אל’ > ‘החזרה

ואז נראה שהועתק למסמך החזרה. יש ללחוץ על ‘הוסף’.

*יש לשים לב כי פעולת ‘סגור’ מתוך תעודת המשלוח המבוקשת תסגור את התעודה, אך “סגירת" התעודה לא יוצרת תנועת מלאי הפוכה.

ביטול מסמך החזרה הוא ע"י הוצאת תעודת משלוח נגדית.
יש להיכנס למסמך ההחזרה אותו נרצה לבטל > ללחוץ בתחתית המסמך על ‘העתק אל’ – תעודת משלוח :

יש להפיק חשבונית מס זיכוי ע"ס חשבונית המס.

להיכנס למסמך חשבונית מס שרוצים לבטל > ללחוץ בתחתית המסמך על ‘העתק אל’ חשבונית מס זיכוי:

נראה שנוצרה חשבונית מס זיכוי ע"ס חשבונית מס.

* הזיכוי מחזיר למלאי רק במידה והוא לא מבוסס על החזרה.

יש להפיק חשבונית מס נגדית וביצוע התאמה פנימית לכרטיס

יש להיכנס למסמך חשבונית מס קבלה הרצוי > קליק ימני ‘בטל’
וליצור חשבונית מס זיכוי על סמך החשבונית.

יש להפיק חשבונית מס זיכוי ע"ס חשבונית מס שריון.

ללכת לחשבונית מס שיריון שנרצה לבטל, ללחוץ על ‘העתק אל’ בתחתית המסמך ולבחור ‘חשבונית מס זיכוי’:

יש להיכנס למסמך הזמנת רכש שנרצה לבטל > קליק ימני בטל/סגור.
*אם ההזמנה נמשכה חלקית ניתן לבצע רק נתונים > סגור

יש להפיק החזרת רכש נגדית ע"ס תעודת משלוח רכש.
ללכת לתעודת מסלוח רכש שנרצה לבטל > בתחתית המסך ללחוץ על ‘העתק אל’ ולבחור החזרת רכש:

ביטול החזרת רכש תהיה ע"י משיכת מסמך החזרת רכש לתעודת משלוח רכש.

יש להיכנס למסמך החזרת רכש שנרצה לבטל > בתחתית המסמך ללחוץ על ‘העתק אל’ תעודת משלוח רכש.

הפקת זיכוי רכש ע"ס תעודת הרכש.

יש להיכנס לתעודת רכש שנרצה לבטל > ללחוץ בתחתית המסמך ‘העתק אל’ ולבחור ‘זיכוי רכש’

במידה ותעודת הרכש מבוססת על ת.משלוח רכש ניתן גם להפיק החזרת רכש (לא ע"ס תעודת משלוח רכש) ולמשוך אותה לזיכוי. במקרה כזה יש לבצע התאמת כרטיס.

יש להפיק תעודת רכש נגדית וביצוע התאמה פנימית לכרטיס.

העתק אל-  כפתור זה נמצא בתחתית המסמך ומשמש להעתקת מסמך במלואו למסמך גבוה יותר .כפתור זה יהיה זמין במסמכים שהתווספו וקיימים במערכת. לדוגמא, ניתן להעתיק תעודת משלוח אל חשבונית או להעתיק חשבונית אל חשבונית זיכוי.

העתק מ- כפתור זה משמש ליצירת מסמך תוך העתקה ממסמכים נמוכים יותר.
כפתור זה יהיה זמין לאחר בחירת לקוח/ספק.
ניתן יהיה לבחור מסמך בסיס ולבחור מספר מסמכים או שורות ספציפיות להעתקה.

לדוגמא, ניתן יהיה להעתיק לחשבונית מספר תעודות משלוח:

לאחר בחירת המסמך הרצוי, יקפוץ חלון שישאל אם להעתיק את כל נתוני המסמך או לפי התאמה אישית:

בבחירה ב’התאמה אישית’, תינתן אופציה לבחור את השורות שרוצים להעתיק וכן לשנות את כמות הפריט:

אכן, ניתן להעתיק את כל שורות המסמך ע"י קליק ימני על המסמך ו- ‘שכפל‘:

כמו כן ניתן להעתיק שורה ספציפית או את כל שורות ע"י קליק ימני על שורות המסמך ‘העתק טבלה’:

יש ללחוץ על אייקון ‘העדפות למסמך’ לשונית ‘עיצוב טבלה’ ולתייג את שדה ברקוד ל’גלוי’ ו’פעיל’:

הצעת מחיר > לשונית ‘לוגיסטיקה’
בלשונית זו תוצג הכתובת למשלוח של הלקוח ותיאור נוסף, כפי שהוזנו בניהול כרטיסים בכרטיס הלקוח.
כדי לשנות את התיאור, הזן אותו בשדה הטקסט החופשי או ציין ברכיב הכתובת. כדי לפתוח את החלון רכיב כתובת, לחץ על

לא. רק כאשר ההזמנה במצב ‘פתוח’ ניתן לעדכן או להוסיף לשורות ההזמנה.

שינוי הכתובת והתיאור יהיו רק במסמך זה בלבד, לא יחול שינוי בניהול כרטיסים בכתובת כרטיס לקוח.

יש להיכנס למסך ההזמנה הרצוי, ללכת לסרגל הכלים העליון – כלים > יומן שינויים

כעת יופיע חלון שורות שינויים שבוצעו, מי הפיק באיזה תאריכים.
דאבל קליק על השורה ניתן לראות מה היה בהזמנה.

הזמנה > לשונית ‘הנהלת חשבונות’ מציג כברירת מחדל את תנאי התשלום של הלקוח, כפי שהוגדרו בכרטיס הלקוח.
כדי לשנות את תנאי התשלום במסך ההזמנה יש ללחוץ על החץ הצהוב ליד תנאי התשלום ולשנות:

מדובר בעניין של הרשאות ביטול מסמך.

יש להיכנס עם יוזר בכיר ל’הגדרת הרשאות’ ולתת הרשאה לבטל מסמכי שיווק.

ייתכן וההזמנה סגורה משום שנמשכה לתעודת משלוח, ניתן למשוך את תעודת המשלוח לחשבונית מס.

יש לבדוק שוב את הפריטים והמחסן שנבחר. ייתכן כי בתעודת המשלוח נבחרו פריטים עם כמויות שלא קיימות במחסן. (יש להחליף את בחירת המחסן)

ניתן לבטל תעודת משלוח ע"י פעולת החזרה.
כניסה לתעודת משלוח המבוקשת > לחיצה בתחתית המסמך על ‘העתק אל’ > ‘החזרה’.

יש לשים לב כי סגירת תעודת משלוח בלחצן ימני ‘סגור’ סוגרת את התעודה אך לא יוצרת תנועת מלאי הפוכה.

קיימות 2 אפשרות:

• עניין של הרשאות – אין הרשאה לשינוי סכומים בשורה
• ייתכן והמסמך נמשך. כל עוד המסמך לא נמשך הלאה ניתן לשנות כל שדה שרוצים. אחרי שהמסמך נמשך ניתן לעדכן רק את הכמות ולא ניתן לעדכן מחיר

יש לגשת לאתחול מערכת > העדפות להדפסה > לשונית לפי מסמך

לבחור את המסמך הרצוי (תעודת משלוח) ו’הדפס מסמך’:

ביטול מסמך החזרה הוא ע"י הוצאת תעודת משלוח נגדית.
יש להיכנס למסמך ההחזרה אותו נרצה לבטל > ללחוץ בתחתית המסמך על ‘העתק אל’ – תעודת משלוח

לא ניתן לפתוח את התעודת משלוח לאחר שנמשכה להחזרה.

יש להוציא חשבונית מס – והיא תיצור תנועת מלאי וכסף או להוציא תעודת משלוח חדשה שתיצור תנועת מלאי ולמשוך לחשבונית שתיצור תנועה כספית.

יצירת החזרה, יוצרת אוטומטית תנועת יומן שמעדכנת את ערך המלאי בשונה ממסמך ‘בקשת החזרה’ שלא מחזירה את הסחורה למלאי.

יש להיכנס לתקופות פיננסיות ולבצע הרחבת טווח תאריכי מסמך (תאריך ערך ומס) בתקופה הנוכחית:

• ייתכן כי תעודת המשלוח סגורה או נמשכה למסמך ‘החזרה’.
• ייתכן כי נבחר מסמך מסוג שירותאו פריט בשונה לסוג בת. משלוח (לוודא שהסוג זהה),
  כלומר, מסמך מסוג שירות לא יציג מסמכים למשיכה מסוג פריט וההפך.
• ייתכן ומדובר בשגיאות אחרות של חיפוש מובנה / חסימות ועוד.

יש לשים לב איזה מטבע נבחר במסמך- מטבע כרטיס / מטבע מקומי.

יש לשנות למטבע כרטיס במסמך ולשנות לחשבון שקלי או דולרי בהתאם לחשבון המוגדר אצל הלקוח.

לדוגמא, החשבון של הלקוח הוא דולרי אך במסמך בחר בחשבון שקלי ומתקבלת השגיאה
לכן יש לבחור בחשבון דולרי.

• ייתכן כי תעודת המשלוח סגורה או נמשכה למסמך ‘החזרה’.
• ייתכן כי נבחר מסמך מסוג שירותאו פריט בשונה לסוג בת. משלוח (לוודא שהסוג זהה),
  כלומר, מסמך מסוג שירות לא יציג מסמכים למשיכה מסוג פריט וההפך.
• ייתכן ומדובר בשגיאות אחרות של חיפוש מובנה / חסימות ועוד.

כל מה שאינו מופיע בטופס שהודפס זהו עניין של עריכת הטופס.

יש לבצע שינויים בעריכה.

המחיר בחשבונית נלקח מהמחירון שמוגדר בכרטיס הלקוח תחת לשונית תנאי תשלום – מחירון.

יש לבדוק את המחירון שהוגדר בכרטיס הלקוח.

*בנוסף יש לבדוק אם הוגדר בכרטיס הלקוח מחירים מיוחדים.

השגיאה מתקבלת בשל הגדרה לא נכונה בתנאי תשלום בכרטיס הלקוח.

יש לגשת לכרטיס לקוח > תנאי תשלום > פתח קבלה : ‘לא’

יש להפיק חשבונית מס על אותו לקוח ולבצע התאמה פנימית לכרטיס לקוח.

יש להיכנס לספרור מסמכי שיווק ולבדוק את הסדרה שיש עבור חשבונית מס זיכוי.

במידה והסדרה הסתיימה – יש צורך להגדיר סדרה חדשה.

מומלץ להגדיר כברירת מחדל לכל המשתמשים. (הסבר מפורט על השגיאה "יש להגדיר סדרה תחת מודול מנהלה’‘, תחת שאלות בכרטיסים -לקוחות ספקים)

כאשר יוצרים חשבונית שיריון נוצרת תנועת יומן בהנהלת החשבונות מבלי ליצור תנועת מלאי.

אך כשהחשבונית שריון נמשכת לתעודת משלוח – תנועת המלאי מתבצעת על-ידי הפקת תעודת המשלוח.

ע"י חשבונית מס זיכוי.

ללכת לחשבונית מס שיריון שנרצה לבטל, ללחוץ על ‘העתק אל’ בתחתית המסמך ולבחור ‘חשבונית מס זיכוי’.

תפריט ראשית > דוחות > מכירות וקניות > דוח טיוטות מסמכים

בחירת המשתמש שיצר את המסמך ובחירת מסמכים רלוונטים להצגה. לבסוף לחיצה על ‘אשר’.

בחלון ‘טיוטות מסמכים’ ניתן לראות את כל המסמכים שנשמרו כטיוטה.

ניתן לראות דוח מפורט יותר עבור לקוח ספציפי ע"י לחיצה כפולה על מספר השורה הרלוונטית.

בתפריט הראשי: מכירות > דוחות מכירות > ניתוח מכירות.

בחלון זה ניתן להזין העדפות לדוח לפי 3 קטגוריות שונות-

• לקוחות
• פריטים
• אנשי מכירות

*הזמנות מכירה מבוטלות לא יופיעו בדוח.

בתפריט הראשי: מכירות > דוחות מכירות > ניתוח מכירות.

בתפריט הראשי: מכירות > דוחות מכירות > רשימת חריגים.

בעזרת דוח זה ניתן לעקוב אחר מסמכי המכירות. ניתן למצוא לקוחות שלא שילמו עבור ההזמנות שלהם.

בתפריט הראשי > מכירות > דוחות מכירות > פריטים בהתחייבות.

בחלון זה ניתן לחתוך לפי תאריך משלוח, קוד לקוח, מס’ מסמך, פריטים ומחסנים.

בתפריט הראשי: מכירות > דוחות ומכירות > איתור הנחה חריגה בחשבונית.

בחלון הגדרת משתנים לשאילתא יש להגדיר את אחוז ההנחה אותו נרצה לראות בדוח.

בתפריט הראשי: מכירות > אשף הפקת מסמכים.

בעזרת אשף הפקת מסמכים ניתן לאסוף שורות ממספר מסמכי בסיס למסמך יעד אחד לפי פרמטרים אותם ניתן להגדיר באשף.

לאחר הגדרת מסמך היעד באשף אוטומטית יופיעו מסמכי הבסיס מהם אפשר להפיק את המסמך. (בחלון מסמכי הבסיס).

*חשבוניות מס ותעודות משלוח כמסמכי יעד לא ניתן למחוק או לשנות לאחר יצירתן באשף.